- Dr. Julian Lurz
- 11. April 2025
- 4 Minuten Lesezeit
Moderne Unternehmen stehen vor wachsenden Herausforderungen im Back-Office: Dokumente mĂŒssen rechtssicher archiviert, digitale Freigaben korrekt abgebildet, VertrĂ€ge zentral verwaltet und Personalunterlagen sauber strukturiert aufbewahrt werden. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Effizienz, Nachvollziehbarkeit und Compliance â insbesondere in dokumentenbasierten Prozessen.
Doch gerade bei der EinfĂŒhrung oder Erweiterung digitaler Dokumentenmanagement- und Enterprise-Content-Management-Systeme fehlt es oft an Zeit, Ressourcen oder internem Know-how, um komplexe Prozesse individuell zu modellieren. FĂŒr viele Unternehmen stellt sich daher die Frage: Wie gelingt ein schneller, sicherer und nachhaltiger Start in die digitale Dokumentenverarbeitung â ohne langwierige Projektphasen?
Mit dem neuen Feature âKonfigurationsvorlagenâ bietet HONESTY ECM jetzt eine durchdachte Antwort auf genau diese Herausforderung. Die neuen Vorlagen ermöglichen es, dokumentenbasierte Prozesse direkt aus der Praxis zu ĂŒbernehmen, anzupassen und sofort produktiv zu nutzen â modular, flexibel und skalierbar.
Was sind Konfigurationsvorlagen?
Die Konfigurationsvorlagen in HONESTY ECM sind vorkonfigurierte Templates fĂŒr typische Anwendungsszenarien im digitalen Dokumentenmanagement. Sie basieren auf bewĂ€hrten Best Practices aus realen Kundenprojekten und decken zentrale AnwendungsfĂ€lle im Arbeitsalltag ab â von der Rechnungseingangsverarbeitung bis zur digitalen Personalakte.
Der besondere Vorteil: Die Vorlagen sind modular aufgebaut. Du kannst sie bei Bedarf aktivieren, individuell anpassen und bei Bedarf erweitern â ganz nach den spezifischen Anforderungen in Deinem Unternehmen.
Das bedeutet: Du profitierst von praxiserprobten Prozessen ohne auf Individualisierbarkeit verzichten zu mĂŒssen.
Aktuell stehen in HONESTY ECM vier zentrale Lösungsszenarien als Konfigurationsvorlagen bereit:
1. Verarbeitung von Eingangsrechnungen, Eingangslieferscheinen und Anlagen
- Automatisierte Dokumentenerkennung (z.âŻB. Rechnungsnummer, Betrag, Lieferant)
- PrĂŒf- und Freigabeprozesse inklusive Benutzerrollen
- VerknĂŒpfung mit Anlagen oder Lieferscheinen
- Archivierung gemÀà GoBD und DSGVO
2. Verwaltung von Ausgangsrechnungen
- Zentrale Ablage erstellter Rechnungen mit zugehörigen Belegen
- Zuordnung von Anlagen und Ausgangslieferscheinen
- Statusverfolgung und Dokumentation von Versand und Zahlungseingang
3. Digitale Personalakte
Die Personalaktenvorlage ist besonders umfangreich und bildet ein breites Spektrum an HR-relevanten Dokumententypen und Attributen ab â unter anderem:
- Strukturierte Ablage von VertrÀgen, Bewerbungen, Gehaltsabrechnungen, Krankmeldungen, Zeugnissen und Zusatzvereinbarungen
- Zentrale Datenhaltung zu Attributen wie Personalnummer, Status (aktiv, befristet, ausgeschieden), Abteilung, Krankenkasse, Versicherungsnummer, u.âŻv.âŻm.
- Rechtssichere Dokumentation von arbeitsrechtlichen Unterlagen inkl. eSignatur-Status
- Individuelle Attribute wie Arbeitszeitregelungen, Vereinbarungsarten, Personalfragebogen, Zusatzvereinbarungen oder Sozialversicherungsnachweis
- Smarte Such- und Filterfunktionen ĂŒber alle Personaldokumente hinweg
4. Vertragsverwaltung
- Standardisierte Ablage von Vertragsdokumenten inkl. Vertragsnummer, Laufzeit, KĂŒndigungsfrist
- Erinnerungsfunktionen fĂŒr Fristen und Laufzeiten
- Benutzerdefinierte Klassifikationen fĂŒr Vertragstypen, Dokumentenversionen und Status
Die Vorteile fĂŒr Unternehmen
- Schneller Start: Mit Konfigurationsvorlagen kannst Du innerhalb kĂŒrzester Zeit produktiv arbeiten â ohne langes EinfĂŒhrungsprojekt. Die Templates bringen direkt einsatzfĂ€hige Strukturen und Workflows mit.
- Prozessexpertise inklusive: Die Vorlagen basieren auf Erfahrungen aus echten Kundenprojekten. Das heiĂt: Du greifst auf erprobte Best Practices zurĂŒck, ohne diese selbst entwickeln zu mĂŒssen.
- Individuelle Anpassung möglich: Ob zusĂ€tzliche Freigabeschritte, eigene Dokumenttypen oder benutzerdefinierte Metadaten: Alle Vorlagen lassen sich flexibel erweitern â genau passend zu Deinen AblĂ€ufen.
- Effizienz & Automatisierung: Reduziere manuelle Arbeitsschritte durch intelligente Workflow-Automatisierung, automatische Klassifizierung und nachvollziehbare Prozesspfade.
- Zukunftssicherheit: Konfigurationsvorlagen sind ein idealer Einstieg â aber auch ein perfektes Werkzeug zur Weiterentwicklung bestehender HONESTY-Umgebungen. Sie ermöglichen strukturiertes Wachstum Deiner DMS- und ECM-Prozesse.
Fazit - Smarter Einstieg in die Digitalisierung
Mit den neuen Konfigurationsvorlagen bietet HONESTY ECM eine praxisnahe und sofort nutzbare Lösung fĂŒr Unternehmen, die dokumentenbasierte Prozesse effizient, sicher und flexibel gestalten möchten.
Egal ob bei der ErsteinfĂŒhrung oder bei der Weiterentwicklung bestehender HONESTY-Systeme: Die Templates ermöglichen Dir einen strukturierten und ressourcenschonenden Einstieg in zentrale Anwendungsbereiche â von Rechnungen ĂŒber Personalakten bis hin zur Vertragsverwaltung.
Du profitierst von einer optimalen Kombination aus sofortiger Einsatzbereitschaft und individueller Anpassbarkeit â fĂŒr mehr Effizienz, bessere Nachvollziehbarkeit und eine moderne, zukunftssichere Verwaltung Deiner Dokumente.
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