Eingangsrechnung

Lösungsszenarien aus der Praxis

Alles Wichtige rund um das Thema Eingangsrechnung

Jeder von uns kommt früher oder später im Alltag mit Rechnungen in Kontakt. Die Eingangsrechnung ist aber eine besondere Form der herkömmlichen Rechnungen, die jeder aus dem täglichen Leben kennt. Insbesondere in Unternehmen sind zunächst die Prüfung, dann die Kontierung und schließlich die Bezahlung von Eingangsrechnungen ein Standard-Prozess, der vor allem den Abteilungen der Finanzen und Buchhaltung bekannt ist. Der Vorgang der Eingangsrechnungsprüfung ist gerade wegen der häufigen Durchführung ein relevantes Gebiet im Arbeitsleben, das für optimalen Nutzen rechtskonform und geregelt ablaufen sollte. Um das Potenzial eines solch wichtigen und oft stattfindenden Prozesses optimal auszunutzen, sollte die Eingangsrechnungsverarbeitung somit rechtskonform und geregelt ablaufen. Dabei schaffen Dokumentenmanagementsysteme Abhilfe, indem sie Eingangsrechnungen digitalisieren und automatisieren und damit mehr Klarheit und Sicherheit in den Abläufen bringen.

Wir werfen einen Blick auf das Thema Eingangsrechnung und alle wichtigen Aspekte rundherum:

  • Eingangsrechnung und Ausgangsrechnung
  • Was ist eine Eingangsrechnung?
  • Was ist eine Ausgangsrechnung?
  • Was ist der Unterschied zwischen einer Eingangsrechnung und Ausgangsrechnung?
  • Eingangsrechnung buchen
  • Eingangsrechnung prüfen – sachlich und rechnerisch
  • Wie geht man mit fehlerhaften Eingangsrechnungen um?
  • Häufige Fehler bei der Eingangsrechnung
  • Vorsicht bei fehlerhaften Eingangsrechnungen
  • Wie lange ist die Aufbewahrungsfrist für Eingangsrechnungen?
  • Eingangsrechnungen digitalisieren
  • Warum Du die Eingangsrechnungen digitalisieren solltest
  • Herausforderungen und Chancen beim Rechnungseingangsprozess

Eingangsrechnung und Ausgangsrechnung

Die Eingangsrechnung ist im Alltag von Unternehmen nicht wegzudenken. Neben dem Begriff Eingangsrechnung fällt häufig auch der Begriff der Ausgangsrechnung. Für ein besseres Verständnis und zur Abgrenzung definieren wir hier zunächst die Eingangsrechnung und zusätzlich die Ausgangsrechnung. Im Anschluss gehen wir genauer auf den Unterschied zwischen der Eingangsrechnung und Ausgangsrechnung ein.

Was ist eine Eingangsrechnung?

Eingangsrechnungen sind in Unternehmen eingehende Rechnungen. Einer Rechnung voraus geht eine Vertragsvereinbarung zwischen einem Käufer und einem Verkäufer. Der Käufer ist dabei der Adressat der Rechnung, während der Verkäufer der Dienstleister oder Lieferant der vereinbarten Produkte oder Leistungen ist. Der Verkäufer teilt dem Käufer mithilfe der Rechnung die Höhe der Kosten im Rahmen der Leistung mit und außerdem eine Frist, in der die Zahlung getätigt werden soll. Teil der Eingangsrechnung müssen außerdem alle relevanten Informationen über Käufer und Verkäufer sein.

Definition Eingangsrechnung
Eine Eingangsrechnung ist eine Rechnung, die Unternehmen von anderen erhalten. Ersteller der Eingangsrechnung sind beispielsweise Dienstleister oder Lieferanten. Mit der Eingangsrechnung bringt der Ersteller somit eine Zahlungsforderung für eine erbrachte Leistung gegenüber dem Adressaten zum Ausdruck. Teil des Eingangsrechnungsprozesses ist außerdem nach der Prüfung die anschließende Kontierung und schließlich die Zahlung der Eingangsrechnung.

Was ist eine Ausgangsrechnung?

Ausgangsrechnungen bilden wie der Name schon sagt das Gegenstück zu Eingangsrechnungen. Dabei geht es nicht um Rechnungen, die in ein Unternehmen eingehen, sondern Rechnungen, die das Unternehmen selbst an andere ausstellt. Im Gegensatz zur Eingangsrechnung muss hier zunächst eine Ausgangsrechnung für Produkte oder Dienstleistungen erstellt und anschließend dem Rechnungsempfänger zugestellt werden. Weiterhin ist bei der Ausgangsrechnung die Kontrolle über den Zahlungseingang ein wichtiger Aspekt des Prozesses.

Definition Ausgangsrechnung
Eine Ausgangsrechnung ist eine Rechnung, die von Unternehmen für Produkte oder Dienstleitungen an andere ausgestellt werden. Ersteller der Ausgangsrechnung sind beispielsweise Dienstleister oder Lieferanten. Mit der Ausgangsrechnung bringt der Ersteller also eine Zahlungsforderung für eine erbrachte Leistung gegenüber dem Adressaten zum Ausdruck. Teil des Ausgangsrechnungsprozesses ist zudem die Erstellung und danach die Zustellung der Ausgangsrechnung sowie abschließend die Überprüfung des Zahlungseingangs.

Was ist der Unterschied zwischen einer Eingangsrechnung und Ausgangsrechnung?

Durch die Definitionen der Eingangsrechnung und Ausgangsrechnung wird deutlich, dass jede Rechnung gleichzeitig eine Eingangsrechnung und Ausgangsrechnung ist. Es kommt dabei viel mehr auf die Perspektive an, die man einnimmt. Für den Ersteller der Rechnung ist sie demnach eine Ausgangsrechnung. Die gleiche Rechnung ist beim Adressaten aber eine Eingangsrechnung. Bei den Begriffen wird der Fokus also deutlich auf die Sichtweise der Akteure gelegt und weniger auf eine grundsätzliche Unterscheidung zwischen verschiedenen Rechnungsarten.

Eingangsrechnung buchen

Für die Buchhaltung ist beim Buchen von Eingangsrechnungen besonders wichtig, welche Konten davon berührt werden. Mit der Eingangsrechnung wird die Verbindlichkeit des Adressaten gegenüber dem Dienstleister oder Lieferanten deutlich gemacht. Die Rechnung ist dabei der zugehörige Beleg für diese offene Forderung. Durch die Eingangsrechnung steigen die Verbindlichkeiten, während durch Ausgangsrechnungen die offenen Forderungen gegenüber anderen steigen.

Es sind also die Konten „Eingangsrechnung“ und „Verbindlichkeiten“ beteiligt, wenn eine Eingangsrechnung gebucht wird. Häufig sind dabei auch mehrere Konten relevant, wobei auch das Vorsteuerkonto bei der Buchung berücksichtigt wird. Damit lautet der Buchungssatz der Eingangsrechnung „Eingangsrechnung an Verbindlichkeiten“ und wenn das Vorsteuerkonto betroffen ist, auch „Eingangsrechnung an Vorsteuer“.

Eingangsrechnung prüfen – sachlich und rechnerisch

Nach Eingang einer Eingangsrechnung im Unternehmen, sind verschiedene Schritte von unterschiedlichen Abteilungen notwendig, um die Eingangsrechnung zu prüfen. Bei der sachlichen Prüfung wird die Rechnung mit der tatsächlichen Leistung verglichen. Im Fall einer Lieferung wird der Lieferschein oder die gelieferte Ware mit der Rechnung verglichen. Bei einer Dienstleistung wird dementsprechend die planmäßige Durchführung geprüft.

Zusätzlich zur sachlichen Prüfung wird die Eingangsrechnung auch rechnerisch geprüft. Dabei werden die angegebenen Beträge auf ihre Richtigkeit hin geprüft. Wenn zum Beispiel Rechenfehler enthalten sind, müssen diese folglich korrigiert werden.

Außerdem sollte in jedem Fall geprüft werden, dass alle Pflichtangaben einer Eingangsrechnung gemäß § 14 UstG angegeben sind sowie sonstige relevante rechtliche Faktoren.

Wie geht man mit fehlerhaften Eingangsrechnungen um?

Als Aussteller einer Ausgangsrechnung musst Du dich an die oben genannten Pflichtangaben halten. Als Empfänger der Eingangsrechnung sollten dementsprechend alle Pflichtangaben enthalten und die Rechnung fehlerfrei sein. Wenn Du feststellst, dass eine Eingangsrechnung fehlerhaft ist oder nicht alle Pflichtangaben enthält, solltest Du diese nicht wie im Normalfall weiterbearbeiten, sondern auf die Fehler hinweisen. Du solltest die Rechnung auch nicht eigenhändig korrigieren. Melde dich beim Aussteller der Eingangsrechnung und mache ihn auf die Fehler aufmerksam. Wenn Dir die Rechnung dann korrekt zugestellt wurde, kannst Du sie regulär bearbeiten und begleichen. Falls der Fehler in der Rechnung erst im Nachhinein entdeckt wird und sie bereits beglichen wurde, solltest Du die Buchung rückgängig machen.

Häufige Fehler bei der Eingangsrechnung

Viele häufige Fehler leiten sich aus fehlerhaften oder fehlenden Pflichtangaben ab. Außerdem ist ein typischer Fehler eine falsche Berechnung der Rechnungssumme, die durch die rechnerische Prüfung auffallen und durch den Aussteller der Eingangsrechnung korrigiert werden sollte. Typische Beispiele für häufige Fehler sind zum Beispiel:

  • Unrichtige oder unvollständige Angaben zur Adresse des Ausstellers oder Empfängers der Rechnung
  • Falsches oder fehlendes Rechnungsdatum
  • Nicht richtige oder nicht aufgeführte Umsatzsteuer-ID oder Steuernummer
  • Inkorrekte oder lückenhafte Beschreibungen der aufgeführten Produkte oder Dienstleistungen
  • Falscher oder nicht genannter Leistungszeitraum
  • Falsche Berechnung und Rechnungssumme
  • Inkorrekte Berechnung der Umsatzsteuer und Prozentsatz

Vorsicht bei fehlerhaften Eingangsrechnungen

Wie wir bereits deutlich gemacht haben, sollten fehlerhafte Eingangsrechnungen immer sofort an den Aussteller zurückgemeldet und die Korrektur angefordert werden. Im Fall einer bereits bearbeiteten und gebuchten Rechnung, sollte diese unverzüglich storniert und rückgebucht werden. Auch bei vermeintlich kleinen Fehlern, solltest Du auf die Korrektur bestehen, da sich im Nachhinein größere Probleme ergeben können, wenn nicht sofort gehandelt wird.

Fall der Vorsteuerabzug nicht korrekt vorgenommen wurde, kommt es zwangsläufig zu einem Verlust. Eine weitere Konsequenz kann dabei durch das Finanzamt drohen, wenn die Rechnungssumme dadurch nicht als Unternehmensausgabe verbucht werden kann. Im Anschluss noch Änderungen an der Buchung der Rechnung vorzunehmen ist aufwändig und somit ebenfalls mit unnötigen Kosten verbunden.

Du selbst als Empfänger der Eingangsrechnung darfst gemäß UStDV keine Änderungen an der Eingangsrechnung vornehmen. Nur bei zwingender Notwendigkeit und auch nur durch den Aussteller darf die Eingangsrechnung korrigiert werden.

Die zahlreichen negativen Folgen von der normalen Bearbeitung von fehlerhaften Eingangsrechnungen sind deutlich, sodass auch bei scheinbar unwichtigen und kleinen Fehlern auf eine richtige Eingangsrechnung und eine Korrektur durch den Aussteller beharrt und niemals selbst Änderungen an der Rechnung vorgenommen werden sollten.

Eingangsrechnungen digitalisieren

Rechnungen sind ein großer Bestandteil in der Routine der modernen Arbeitswelt, weswegen der Schritt Eingangsrechnungen zu digitalisieren, sehr vielversprechend und attraktiv für Unternehmen ist. Für die Verarbeitung von Eingangsrechnungen wird oft viel Zeit in aufwendige manuelle Aufgaben investiert. Viele Unternehmen und Institutionen wählen dafür den digitalen Weg, um sich mithilfe der automatisierten Rechnungsverarbeitung den Arbeitsalltag zu erleichtern.

Der Beginn der Rechnungsverarbeitung vom Rechnungseingang bis zur Bezahlung beinhaltet verschiedene kleine Schritte, die von unterschiedlichen Personen ausgeführt werden. Wenn dieser Prozess manuell ohne DMS stattfindet, kostet er viel Zeit und häufig unnötige Bearbeitung oder verursacht sogar Fehler. Durch die Automatisierung und Digitalisierung der Eingangsrechnungen kannst Du so eine einfachere und schnellere Rechnungsverarbeitung erreichen.

Nach Einführung der digitalen Rechnungsverarbeitung geben Unternehmen eine Verbesserung der Zeitersparnis, Transparenz, Kostenersparnis und geringere Fehlerquote an.
Welche Unternehmen profitieren von HONESTY?

Unternehmen, …

1… die ein hohes Rechnungsaufkommen haben

2… für die Umweltschutz wichtig ist

3… mit Freigabe- und Genehmigungsprozessen

4… die Zeit und Geld sparen sowie ihre Qualität steigern möchten

5… mit verteilten Standorten

6… die ihre Unternehmenskommunikation verbessern möchten

Wie funktioniert der Rechnungseingangsprozess mit HONESTY?

Rechnungseingang
Der Rechnungseingang erfolgt in der Regel durch automatisierte Übernahme der E-Mail-Rechnungen oder der gescannten Papier-Rechnungen.
Rechnungsprüfung
Bei Rechnungseingang erhält der entsprechende Bearbeiter das Dokument in seiner ToDo-Liste. Dokumente werden automatisch ausgelesen und vom Mitarbeiter in kurzer Zeit überprüft und vorkontiert.
Rechnungsfreigabe
Nach rechnerischer Prüfung wird die Rechnung regelbasiert oder manuell an die nächste Stelle zur Freigabe bzw. Prüfung der sachlichen Richtigkeit weitergeleitet. Der entsprechende Bearbeiter gibt mit einem Klick die Rechnung frei.
Teamarbeit und Kommunikation
Moderne Kommunikationsmöglichkeiten wie Chats und Annotationen sind in das System integriert und verbessern die interne und externe Zusammenarbeit.
Archiv

Wurde die Rechnung genehmigt, werden die Informationen an die Buchhaltungssoftware weitergeleitet und die Dokumente werden revisionssicher für mindestens 10 Jahre archiviert. Diese können nach der Archivierung nicht mehr verändert werden.

Recherche
Für die Dokumentenrecherche stehen aufgrund der automatisierten Texterkennung und Verschlagwortung vielfältige Funktionen zur Verfügung, sodass die Dokumente schnell gefunden und bearbeitet werden.
Mehr zum Thema Eingangsrechnung erfährst du in unserem Whitepaper „Digitalisierungsgewinner Rechnungsprüfung“ oder unserem Blogartikel „Automatisierte Rechnungsverarbeitung“.
Welche Vorteile bietet das Arbeiten mit HONESTY?
Sichere, gesetzeskonforme Datenspeicherung
Permanenten und ortsunabhängigen Dokumentenzugang
Papierlose und damit umweltschonende Vorgänge
Vermeiden von Fehlern durch geregelte und transparente Abläufe

Zeit- und Kostenersparnis
 

Einfaches Finden von Dokumenten
 

Bessere Teamarbeit und Übersicht
 

Zeitgemäße, komfortable Bearbeitung
Lösung „Eingangsrechnungen“
30 Tage kostenlos testen
Zur Web-Seminaraufzeichnung „Eingangsrechnungen“

FAQ Eingangsrechnung

Zum Thema Eingangsrechnung gibt es einige Fragen, die häufig gestellt werden. Diese fassen wir hier in unserem FAQ übersichtlich zusammen.

Eingangsrechnungen sind Rechnungen, die in Unternehmen eingehen. Einer Rechnung voraus geht eine Vertragsvereinbarung zwischen einem Käufer und einem Verkäufer. Der Käufer ist dabei der Adressat der Rechnung, während der Verkäufer der Dienstleister oder Lieferant der vereinbarten Produkte oder Leistungen ist. Der Verkäufer teilt dem Käufer mithilfe der Rechnung die Höhe der Kosten im Rahmen der Leistung mit und außerdem eine Frist, in der die Zahlung getätigt werden soll. Teil der Eingangsrechnung müssen außerdem alle relevanten Informationen über Käufer und Verkäufer sein.

Die Ausgangsrechnung bildet wie der Name schon sagt das Gegenstück zur Eingangsrechnung. Dabei geht es nicht um Rechnungen, die in ein Unternehmen eingehen, sondern Rechnungen, die das Unternehmen selbst an andere ausstellt. Im Gegensatz zur Eingangsrechnung muss hier zunächst eine Ausgangsrechnung für Produkte oder Dienstleistungen erstellt und anschließend dem Rechnungsempfänger zugestellt werden. Weiterhin ist bei der Ausgangsrechnung die Kontrolle über den Zahlungseingang ein wichtiger Aspekt des Prozesses.

Durch die Definitionen der Eingangsrechnung und Ausgangsrechnung wird deutlich, dass jede Rechnung sowohl eine Eingangsrechnung als auch eine Ausgangsrechnung ist. Es kommt dabei viel mehr auf die Perspektive an, die man einnimmt. Für den Ersteller der Rechnung ist sie dementsprechend eine Ausgangsrechnung. Die gleiche Rechnung ist beim Adressaten dann eine Eingangsrechnung. Bei den Begriffen wird der Fokus also deutlich auf die Sichtweise der Akteure gelegt und weniger auf eine grundsätzliche Unterscheidung zwischen verschiedenen Rechnungsarten.

Für die Buchhaltung ist beim Buchen von Eingangsrechnungen besonders wichtig, welche Konten davon berührt werden. Mit der Eingangsrechnung wird die Verbindlichkeit des Adressaten gegenüber dem Dienstleister oder Lieferanten deutlich gemacht. Die Rechnung ist dabei der zugehörige Beleg für diese offene Forderung. Durch die Eingangsrechnung steigen die Verbindlichkeiten, während durch Ausgangsrechnungen die offenen Forderungen gegenüber anderen steigen. Es sind also die Konten „Eingangsrechnung“ und „Verbindlichkeiten“ beteiligt, wenn eine Eingangsrechnung gebucht wird. Häufig sind dabei auch mehrere Konten relevant, wobei auch das Vorsteuerkonto bei der Buchung berücksichtigt wird. Damit lautet der Buchungssatz der Eingangsrechnung „Eingangsrechnung an Verbindlichkeiten“ und wenn das Vorsteuerkonto betroffen ist, auch „Eingangsrechnung an Vorsteuer“.

Eine EIngangsrechnung muss 10 Jahre aufbewahrt werden. Grundsätzlich müssen alle Rechnungen, die eine umsatzsteuerliche Relevanz haben, nach Abgabenordnung (AO) und Handelsgesetzbuch (HGB) für 10 Jahre von Unternehmen aufbewahrt werden. Diese Aufbewahrungsfrist gilt sowohl für Eingangsrechnungen als auch für Ausgangsrechnungen. Diese 10-jährige Aufbewahrungsfrist startet mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung erstellt wurde, also dem 31.12.

Sobald man eine Ware oder Dienstleistung bestellt, wird im Anschluss daran durch den Leistungserbringer eine Rechnung für die erbrachte Leistung erstellt und an den Leistungsempfänger ausgestellt. Es gibt einige Pflichtangaben für Eingangsrechnungen, die auf jeder Rechnung zu finden sein müssen. Das sind neben Angaben zu Leistungsempfänger und Leistungserbringer das Ausstellungsdatum der Rechnung und die Rechnungsnummer sowie Informationen über die erbrachte Leistung und das geforderte Entgelt.

Eine fehlerhafte Eingangsrechnung ist eine Rechnung, die von einem Lieferanten oder Dienstleister an ein Unternehmen gesendet wird, die ungenau oder unvollständig ist. Das kann dazu führen, dass der Rechnungsbetrag nicht korrekt ist, wichtige Details zu den gelieferten Produkten oder Dienstleistungen fehlen oder die Mehrwertsteuer falsch berechnet ist. Fehlerhafte Eingangsrechnungen können zu Problemen führen, wie z.B. überzahlte Rechnungen, unerwartete Kosten und Finanzprobleme sowie Probleme mit dem Finanzamt.

E-Rechnungen sind elektronisch erstellte und versendete Rechnungen. Diese werden im PDF-Format verschickt und können von jedem Empfänger mit einem PDF-Reader geöffnet werden. Im Gegensatz zu Papierrechnungen müssen E-Rechnungen nicht mehr ausgedruckt, unterschrieben und per Post verschickt werden.

Privacy Preferences
When you visit our website, it may store information through your browser from specific services, usually in form of cookies. Here you can change your privacy preferences. Please note that blocking some types of cookies may impact your experience on our website and the services we offer.