- Maria Feil
- 4. Juli 2025
- 4 Minuten Lesezeit
In vielen Unternehmen – ob mittelständisch oder groß – besteht enormes Effizienzpotenzial im Dokumentenmanagement. Besonders die Verarbeitung von Eingangsrechnungen bindet wertvolle Ressourcen in Buchhaltung und Verwaltung. Papierberge, manuelle Dateneingaben und fehleranfällige Prozesse führen zu Verzögerungen, erhöhten Kosten und mangelnder Transparenz.
Mit der Kombination aus HONESTY ECM und SMACC steht Dir nun eine leistungsstarke Lösung zur Verfügung, die die Eingangsrechnungsverarbeitung automatisiert, schlank und intelligent gestaltet, damit Dein Team sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren kann.
Schnelle Datenerfassung durch KI
SMACC nutzt moderne Machine-Learning-Techniken, um bis zu 30 unterschiedliche Rechnungsfelder automatisch auszulesen: vom Rechnungsdatum über Netto- und Bruttobeträge bis hin zu einzelnen Positionen. Außerdem wird kein Template benötigt, SMACC erkennt auch „ungewohnte“ Layouts direkt.
Praxisbeispiel: Ein produzierendes Unternehmen erhält 1.500 Lieferantenrechnungen pro Monat. Statt jeden Posten manuell zu übertragen, übernimmt SMACC diese Aufgabe in wenigen Minuten, bei identischer Datenqualität und erheblich reduzierter Fehlerquote.
Smarte Zuordnung & Workflow-Steuerung
Dank KI-gestützter Kontenzuordnung schlägt SMACC automatisch passende Buchungskonten vor. Durch das Zusammenspiel regelbasierter Vorkontierung und KI-gestützter Kontierungsvorschläge wird der Prozess ab dem ersten Tag automatisiert.
Praxisbeispiel: Im Handwerksbetrieb wird bei jedem Rechnungsimport automatisch der passende Kontierungsvorschlag ermittelt und bei Beträgen über 5.000 € läuft ein mehrstufiger Freigabeprozess.
Transparente Freigabeprozesse
SMACC ermöglicht flexible Freigabe-Workflows:
- Freigaben können beispielsweise auf Belegbetrag gestaffelt werden.
- Es können ganze Gruppen oder nur einzelne Nutzer angesprochen werden.
- Durch flexible „und“ oder „oder“ Regeln können Freigaben an alle zuständigen Nutzer geleitet werden.
- Stellvertreterregelungen, auch im Home-Office
- Zeitersparnis durch Flexibilität, Standardisierung durch vorab konfigurierte Abläufe.
Praxisbeispiel: Bei einem IT-Dienstleister durchlaufen Rechnungen über 10.000 € einen Freigabeprozess mit CFO und Teamleitung. Kleinere Rechnungen genehmigt die Buchhaltung: alles automatisiert und nachvollziehbar.
Zentrale Dokumentenverwaltung & Compliance
Alle Rechnungen - sowohl digital als auch gescannte Papierbelege - landen (optional) in HONESTY ECM. Dort sind sie revisionssicher, versioniert und volltextsuchbar, inklusive Zuordnung zu Buchungssätzen und Freigaben.
Praxisbeispiel: Ein mittelständischer Maschinenbauer muss regelmäßig Audits durch externe Wirtschaftsprüfer durchführen. Innerhalb von Minuten findet das Team alle Rechnungen zu einem bestimmten Lieferanten mit dem zugehörigen Freigabeverlauf.
Fazit und Zusammenfassung
Die automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung mit HONESTY ECM & SMACC bietet eine überzeugende Modernisierung bestehender Prozesse:
- Zeiteinsparung dank KI-gesteuerter Datenerfassung
- Fehlerreduktion bei Buchung & Zahlung
- Transparente Freigabemechanismen – digital und papierfrei
- Skontonutzung und optimierte Liquiditätssteuerung
- Revisionssichere Ablage sowie schnelle Suchbarkeit
Egal ob Du gerade in der Digitalisierungsstrategie steckst oder bestehende papiergestützte Prozesse optimieren willst: diese Lösung skaliert flexibel mit Deinen Anforderungen und entlastet Dein Team verlässlich.
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