- Maria Feil
- 10. Oktober 2025
- 4 Minuten Lesezeit
Viele Unternehmen kennen das Problem: Rechnungen landen per E-Mail im Posteingang, werden anschließend manuell in die Buchhaltungssoftware übertragen und dort erneut geprüft.
Oft geschieht das parallel zur Ablage in unterschiedlichen Systemen – etwa in Dateiordnern, Mails oder Cloud-Drives.
Das Ergebnis: Doppelte Arbeitsschritte, redundante Datenpflege und ein hoher Zeitaufwand bei gleichzeitig wachsender Fehleranfälligkeit.
Die Lösung: Eine nahtlose Verbindung zwischen Dokumentenmanagement und Rechnungsverarbeitung.
Genau das bietet die Integration von HONESTY ECM und SMACC – zwei Systeme, die gemeinsam einen durchgängigen, effizienten digitalen Prozess ermöglichen.
Was HONESTY und SMACC leisten
HONESTY ECM ist das Dokumentenmanagement-System, das alle Unternehmensdokumente zentral und revisionssicher archiviert. Es schafft Ordnung, Transparenz und bildet Workflows ab – von der Ablage bis zur Freigabe.
SMACC ist eine cloudbasierte Rechnungseingangslösung, die eingehende Rechnungen automatisch verarbeitet.
Sie extrahiert relevante Informationen aus Rechnungen, prüft sie auf Richtigkeit und steuert komplexe Freigabeprozesse – standardisiert und automatisiert.
Darüber hinaus kann in SMACC die Vorkontierung direkt abgebildet werden, unterstützt durch KI-basierte Kontierungsvorschläge.
Ebenso lassen sich Zahlläufe automatisch erstellen, wodurch die Freigabe- und Zahlungsprozesse weiter beschleunigt werden.
Gemeinsam ermöglichen beide Systeme einen reibungslosen Informationsfluss – von der digitalen Belegerfassung bis zur revisionssicheren Ablage.
Wie die Integration funktioniert
Die Integration basiert auf einer standardisierten Schnittstelle (API), die einen sicheren Datenaustausch zwischen SMACC und HONESTY ermöglicht.
Der Ablauf:
- Rechnungseingang in SMACC
Eingehende Rechnungen werden zuerst in SMACC erfasst.
Dort erfolgt automatisch die Extraktion der relevanten Informationen – etwa Rechnungsnummer, Betrag, Lieferant oder Fälligkeitsdatum. - Verarbeitung in SMACC
SMACC prüft die Daten auf Plausibilität, berechnet Skontofristen und steuert Freigabeprozesse.
Die Vorkontierung und alle Prüfregeln laufen vollständig automatisiert. - Übergabe an HONESTY
Nach der Prüfung werden die Daten und Dokumente automatisch an HONESTY übergeben.
HONESTY archiviert die Dokumente revisionssicher und stellt sie im DMS-Kontext bereit – z. B. für weitere oder nachfolgende Freigabe- oder Workflow-Prozesse.
Das Ergebnis: Ein effizienter, durchgängiger Prozess ohne manuelle Zwischenschritte oder doppelte Ablagen.
Die Vorteile der Integration
- Effiziente Prozesse
Daten und Dokumente fließen automatisch von einem System ins andere – ganz ohne manuelles Übertragen oder redundante Arbeitsschritte. Das spart Zeit und eliminiert die Fehleranfälligkeit.
- Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Jede Rechnung und jeder Schritt ist nachvollziehbar – von der Erfassung in SMACC bis zur Archivierung in HONESTY. Das sorgt für Klarheit in der Prüfung und Audit-Sicherheit.
- Sicherheit & Compliance
Beide Systeme sind DSGVO-konform, revisionssicher und auf deutsche Unternehmensstandards ausgelegt – ideal für den Mittelstand.
- Skalierbarkeit
Die Integration ist modular und flexibel – weitere Systeme lassen sich jederzeit anbinden.
Anwendungsszenarien in der Praxis
Die Integration von HONESTY und SMACC eignet sich vor allem für Unternehmen, die Rechnungs- oder Dokumentenprozesse automatisieren möchten.
Einige Beispiele:
- Rechnungseingang: Belege werden automatisch verarbeitet, geprüft und archiviert.
- Archivierung: Alle Dokumente werden langfristig, revisionssicher und zentral in HONESTY abgelegt.
- Kostenstellenmanagement: Durch die Integration von SMACC und HONESTY bleiben buchungsrelevante Daten – inklusive zugeordneter Kostenstellen – einheitlich strukturiert und nahtlos im System nachvollziehbar.
So entfällt eine manuelle Zuordnung oder doppelte Pflege in unterschiedlichen Anwendungen.
Abgrenzung zu klassischen Lösungen
Klassische Tools wie Google Drive, OneDrive oder SharePoint sind reine Ablagesysteme – sie speichern Dateien, bieten aber keine intelligente Verarbeitung oder Integration mit Buchhaltungsprozessen.
HONESTY und SMACC hingegen ermöglichen echte Prozessdigitalisierung:
- Dokumente werden automatisiert erfasst und geprüft.
- Daten werden systemübergreifend synchronisiert.
- Freigaben und Archivierung erfolgen ohne Medienbrüche.
Das Ergebnis: Weniger Verwaltungsaufwand, mehr Kontrolle und deutlich höhere Effizienz.
Fazit
Die Integration von HONESTY und SMACC ist ein starkes Beispiel dafür, wie digitale Prozesse im Mittelstand aussehen können:
Automatisiert, transparent und sicher.
Anstatt Daten manuell zu übertragen oder Rechnungen zu sortieren, entsteht ein durchgängiger Workflow – von der Erfassung über die Prüfung bis zur Archivierung.
So bleibt mehr Zeit für das Wesentliche: die eigentliche Wertschöpfung im Unternehmen.
Erlebe, wie die Integration von HONESTY und SMACC Deine Finanzprozesse digitalisiert.