- Dr. Julian Lurz
- 23. Mai 2025
- 3 Minuten Lesezeit
In vielen Unternehmen gehört das Drucken, Unterschreiben, Einscannen und Zurückmailen von Verträgen oder Formularen noch zum Alltag. Dieser papierbasierte Prozess ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig und schwer nachvollziehbar. In einer zunehmend digitalen Arbeitswelt wirken solche Abläufe wie aus der Zeit gefallen – insbesondere wenn Alternativen existieren, die dieselbe Rechtswirkung entfalten, aber deutlich effizienter sind.
Digitale Signaturen ermöglichen es, Dokumente direkt am Bildschirm rechtsgültig zu unterzeichnen – ohne Medienbrüche, ohne Wartezeiten, aber mit maximaler Transparenz. Gerade für Unternehmen, die regelmäßig Verträge, Angebote, Freigaben oder Nachweise intern wie extern abstimmen, bieten elektronische Signaturen enorme Vorteile.
Mit HONESTY SIGN, dem eSignatur-Service von HONESTY ECM, gelingt der Umstieg auf digitale Unterschriften nicht nur einfach, sondern auch revisionssicher und GoBD-konform – ein entscheidender Aspekt für prüfungspflichtige Unternehmen und Organisationen mit hohen Anforderungen an Compliance und Nachvollziehbarkeit.
Elektronische Signaturen verstehen – und richtig einsetzen
Formfreiheit vs. Schriftform: Wann reicht welche Signatur?
In vielen Fällen schreibt das Gesetz keine bestimmte Form vor – dann spricht man von Formfreiheit. In diesen Fällen kannst Du in Deinem Unternehmen alle drei Signaturarten verwenden. Für interne Freigaben, Bestellungen oder einfache Verträge reicht oft bereits die AES aus, sofern sie nachvollziehbar und revisionssicher dokumentiert ist.
Bei bestimmten Vorgängen ist jedoch die gesetzliche Schriftform erforderlich – beispielsweise bei:
- Kündigungen von Arbeitsverhältnissen (§ 623 BGB)
- Bürgschaften
- Bestimmten Verträgen mit Behörden
In diesen Fällen ist ausschließlich die qualifizierte elektronische Signatur (QES) zulässig.
So funktioniert HONESTY SIGN mit fortgeschrittener Signatur (AES)
HONESTY SIGN ist vollständig in das ECM-System von HONESTY integriert und erlaubt es Dir, Dokumente direkt aus dem Arbeitsprozess heraus fortgeschritten elektronisch zu unterzeichnen. Dabei erfüllt der Service die relevanten Anforderungen an Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und Compliance – insbesondere im Hinblick auf die GoBD.
Die wichtigsten Merkmale im Überblick:
- Persönliche Benutzeridentifikation: Nur registrierte, verifizierte Nutzerkonten dürfen Dokumente signieren – das sichert die eindeutige Zuordnung.
- Audit-Trail inklusive: Jede Signatur wird automatisch mit Zeitstempel, Benutzer-ID und Dokumentversion protokolliert.
- Unveränderbarkeit: Nach der Unterschrift kann das Dokument nicht mehr bearbeitet werden – jede Änderung würde eine neue Version erfordern.
- Revisionssicher: Die Signaturdaten und Metainformationen werden im System abgelegt und sind GoBD-konform abrufbar.
Praxisbeispiel:
Ein Vertrag mit einem neuen IT-Dienstleister wird vom Projektleiter erstellt und in HONESTY zur Unterschrift vorgelegt. Der Einkaufsleiter und der CIO unterzeichnen den Vertrag nacheinander digital – jeweils mit persönlicher Authentifizierung und hinterlegtem Zeitstempel. Die komplette Signaturkette ist im System einsehbar. Nach der Unterschrift wird das Dokument automatisiert archiviert – ohne Papier, ohne Scan, aber mit maximaler Nachvollziehbarkeit.
HONESTY SIGN im Vergleich: Eine echte Alternative zu DocuSign & Co.
Viele Unternehmen setzen bei digitalen Unterschriften zunächst auf international bekannte Dienste wie DocuSign, Adobe Sign oder SignRequest. Diese Services bieten zweifellos ausgereifte Funktionen – allerdings oft zu einem Preis, der insbesondere für den Mittelstand unverhältnismäßig hoch ist. Außerdem fehlt häufig die tiefe Integration in bestehende ECM- oder DMS-Lösungen.
Mit HONESTY SIGN bietet HONESTY eine vollwertige, kosteneffiziente Alternative, die speziell für dokumentenbasierte Prozesse im deutschsprachigen Mittelstand entwickelt wurde.
Was HONESTY SIGN besser macht:
- Kostenvorteil: HONESTY SIGN ist gemessen am Funktionsumfang von HONESTY ECM deutlich günstiger als viele marktführende US-Anbieter – besonders bei hoher Nutzungsfrequenz oder mehreren Benutzerkonten.
- Integriertes Archiv statt Download-Zwang: Unterzeichnete Dokumente bleiben dauerhaft und revisionssicher im ECM-System gespeichert – inkl. Versionierung, Signaturprotokollen und Zugriffsrechten. Bei vielen Cloud-Tools müssen Nutzer die Dokumente manuell herunterladen oder anderweitig archivieren.
- Rechtssicher mit AES: Für die Mehrheit aller Geschäftsvorgänge genügt die fortgeschrittene elektronische Signatur (AES), die HONESTY SIGN standardmäßig und vollständig GoBD-konform bietet – inklusive Audit-Trail, Zeitstempel und Benutzerverifizierung.
- Kein externer Plattformwechsel: Alle Signaturen erfolgen innerhalb der HONESTY ECM-Plattform – kein Wechsel in Drittportale, kein Exportieren von Dokumenten notwendig.
- Datenspeicherung nach deutschem Recht: HONESTY SIGN speichert sämtliche Daten DSGVO-konform auf Servern in Deutschland – ein wichtiges Argument für Compliance- und IT-Sicherheitsverantwortliche.
Fazit und Ausblick: Digitale Signatur als strategischer Hebel
Die digitale Unterschrift ist mehr als ein Komfort-Feature – sie ist ein Schlüssel zu schnelleren, sichereren und nachvollziehbareren Prozessen. Gerade in mittelständischen Unternehmen, in denen viele dokumentenbasierte Entscheidungen getroffen werden, bietet die elektronische Signatur erhebliche Effizienzvorteile. Mit HONESTY SIGN kannst Du Deine internen wie externen Abläufe deutlich beschleunigen, Medienbrüche vermeiden und gleichzeitig die rechtlichen Anforderungen einhalten.
🔜 In Kürze: Qualifizierte elektronische Signatur (QES) mit HONESTY
Wir arbeiten derzeit daran, mit einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter, konkret der Bundesdruckerei, auch die QES in HONESTY zu integrieren. Damit kannst Du künftig auch Vorgänge mit gesetzlicher Schriftformerfordernis vollständig digital abwickeln – direkt aus Deinem HONESTY-System heraus.
Beispielhafte Anwendungsfälle:
- Digitale Arbeitsverträge, die der gesetzlichen Schriftform unterliegen
- Formgebundene Behördenanträge
- Kündigungen von Dienstleistungsverträgen
So wird HONESTY SIGN zum zentralen Baustein für die digitale Vertrags- und Prozesslandschaft Deines Unternehmens.
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