- Dr. Julian Lurz
- 6. Juni 2025
- 3 Minuten Lesezeit
In modernen Unternehmen gehört das Teilen von Dokumenten längst zum Arbeitsalltag. Ob Verträge, Projektunterlagen, Produktbroschüren oder Entwürfe – Informationen müssen verfügbar gemacht werden, intern wie extern. Doch in vielen Organisationen geschieht das noch immer per E-Mail oder über allgemein zugängliche Cloud-Dienste.
Das Problem: fehlende Kontrolle, mangelnde Nachvollziehbarkeit und Datenschutzrisiken.
Warum Dokumentenfreigabe heute neu gedacht werden muss
Gerade bei sensiblen Dokumenten wie Personalakten, Finanzunterlagen oder strategischen Projektdaten reicht ein einfacher Link in der Cloud nicht aus. Unternehmen brauchen Lösungen, mit denen sie Dokumente gezielt und sicher freigeben können – ohne die Hoheit über ihre Daten zu verlieren.
Mit HONESTY Share bietet HONESTY ECM eine integrierte Funktion, die genau dafür entwickelt wurde: Für Unternehmen, die Dokumente nicht einfach „verschicken“, sondern gezielt unter klar definierten Bedingungen, mit vollständiger Transparenz und DSGVO-konformer Sicherheit teilen wollen.
Was ist HONESTY SHARE?
HONESTY SHARE ist die integrierte Freigabefunktion in HONESTY ECM. Sie ermöglicht es, einzelne Dokumente oder ganze Order oder Mappen für bestimmte Personen freizugeben – intern wie extern.
Der Clou: Die Dokumente bleiben stets im System. Es wird nichts kopiert, verschoben oder ausgelagert. Du behältst die volle Kontrolle über Deine Daten, deren Versionierung und den Zugriff.
Ob Du einem Kollegen temporär Einsicht in eine vertrauliche Akte geben willst oder einem externen Partner ein aktuelles Angebot zur Verfügung stellen möchtest – HONESTY SHARE macht’s möglich.
Sicher, nachvollziehbar und flexibel.
Freigabe für interne Mitarbeiter – gezielt statt dauerhaft
Im Arbeitsalltag gibt es oft berechtigte Einzelfälle, in denen Mitarbeiter temporär Zugriff auf Dokumente benötigen, die außerhalb ihrer eigentlichen Rechte liegen. Mit HONESTY Share kannst Du das gezielt ermöglichen – ohne dabei dauerhafte Rollenrechte anzupassen.
Beispiel aus der Praxis:
Ein Projektleiter benötigt für eine Ausschreibung Einsicht in Vertragsunterlagen und Personalprofile, die üblicherweise nur der Geschäftsführung zugänglich sind. Mit HONESTY SHARE kann die HR-Abteilung gezielt einzelne Dokumente freigeben – zeitlich befristet und mit klarem Lese- oder Bearbeitungsrecht. Sobald der Zugriff nicht mehr benötigt wird, lässt sich die Freigabe mit einem Klick beenden.
Freigabe für externe Partner – kontrolliert und nachvollziehbar
Gerade bei der Zusammenarbeit mit Externen wie Steuerberatern, Rechtsanwälten, Freelancern oder Kunden ist eine sichere Freigabe entscheidend.
HONESTY SHARE ermöglicht es Dir, auch hier gezielt und datenschutzkonform zu arbeiten:
- Zugriffsrechte genau steuern: Ob Leserechte, Download oder Bearbeitungszugriff – Du entscheidest, was möglich ist.
- Zeitliche Begrenzung: Lege fest, wie lange der Zugriff bestehen darf. Eine automatische Erinnerung vor Ablauf hilft bei der Nachverfolgung.
- Sicherheit durch Passwortschutz: Für besonders sensible Freigaben lässt sich zusätzlich ein Zugangspasswort setzen.
Beispiel aus der Praxis:
Du willst Deinem Steuerberater die Buchhaltungsunterlagen des letzten Quartals bereitstellen – aber nur für sieben Tage. Mit HONESTY Share erstellst Du eine zeitlich befristete Freigabe mit Leserechten, die direkt im System dokumentiert ist. Der Zugriff erfolgt verschlüsselt, ohne externe Cloud – Deine Daten bleiben im Haus.
Ein zentrales Element von HONESTY SHARE ist die Nachvollziehbarkeit. Du siehst jederzeit:
Wer was wann freigegeben hat
Welche Dokumente geteilt wurden
Welche Rechte vergeben wurden
Ob und wann der Zugriff genutzt wurde
Zudem wird jede Änderung an einem freigegebenen Dokument automatisch als neue Version gespeichert – lückenlos dokumentiert im Audit-Trail. So bist Du auch bei revisionssicheren Prozessen wie der Zusammenarbeit mit Wirtschaftsprüfern auf der sicheren Seite.
Besser als klassische Cloud-Dienste – aus gutem Grund
Warum nicht einfach Dropbox, Google Drive oder WeTransfer?
Auf den ersten Blick erscheinen solche Tools bequem.
Doch gerade bei geschäftskritischen Unterlagen offenbaren sie klare Schwächen:
| Funktion | HONESTY SHARE | Dropbox, Google Drive etc. |
|---|---|---|
| Daten verbleiben im System | ✅ Ja | ❌ Meist externer Speicherort |
| Zugriffsrechte fein steuerbar | ✅ Ja | ⚠️ Eingeschränkt möglich |
| DSGVO-konform & dokumentiert | ✅ Ja | ❌ Oft unklar |
| Versionierung mit Audit-Trail | ✅ Ja | ❌ Teilweise nur eingeschränkt |
| Integriert in ECM-Workflows | ✅ Ja | ❌ Nicht systematisch eingebunden |
Mit HONESTY SHARE brauchst Du keine zusätzlichen Plattformen, keine doppelten Speicherorte und keine Unsicherheit über den Verbleib sensibler Daten.
Echte Nutzungsszenarien aus dem Mittelstand
Unsere Kunden setzen HONESTY SHARE in unterschiedlichsten Bereichen ein:
- Gegenüber Design-Agenturen aktuelle Logos, Grafiken und CI-Dokumente teilen – ohne Versionschaos oder veraltete Dateien im Umlauf.
- Kundenportale mit Zugriff auf stets aktuelle Produktdatenblätter, Broschüren und Preislisten – inklusive Download-Tracking einrichten.
- Personalabteilungen gewähren Bewerbern oder internen Projektbeteiligten gezielten Zugriff auf Dokumente, ohne Rollenrechte anzupassen.
- Vertriebsteams teilen Angebotsunterlagen direkt aus dem DMS heraus – nachvollziehbar und mit Zugriffskontrolle.
Fazit – Dokumentenfreigabe, wie sie sein sollte
Mit HONESTY SHARE gelingt es Dir, Dokumente im Unternehmen und darüber hinaus gezielt, sicher und transparent freizugeben. Die integrierte Funktion bietet Dir:
Maximale Kontrolle über Inhalte, Zugriffsrechte und Zeiträume
Nahtlose Integration in bestehende ECM-Prozesse
Rechtssicherheit durch Protokollierung, Versionierung und DSGVO-Konformität
Ob intern oder extern: HONESTY SHARE ist Dein Werkzeug für professionelle Zusammenarbeit mit klaren Regeln.
Möchtest Du wissen, wie Du in Deinem Unternehmen mit HONESTY SHARE externe Zugriffe sicher organisieren kannst?
Dann sprich mit unserem Team oder fordere direkt Deine persönliche Demo an – wir zeigen Dir, wie einfach sichere Freigabe heute sein kann.