- Dr. Julian Lurz
- 2. Mai 2025
- 4 Minuten Lesezeit
Viele Unternehmen nutzen heute Microsoft 365, Google Docs oder lokale Office-Programme, um mit Dokumenten zu arbeiten. Was dabei oft übersehen wird: Die Bearbeitung dieser Dateien findet meist außerhalb einer strukturierten Umgebung statt – verstreut über E-Mail-Anhänge, Cloud-Speicher oder Netzlaufwerke. Dabei entstehen Medienbrüche, Versionskonflikte und Sicherheitsrisiken.
Auch wer bereits innerhalb von Dokumentenmanagement-Systemen mit digitalen Dokumenten arbeitet, kennt sie: die umständlichen Abläufe rund um das Bearbeiten von Office-Dateien. Ein Dokument wird aus dem DMS heruntergeladen, lokal geöffnet, bearbeitet, gespeichert und wieder hochgeladen. Dazwischen passieren Fehler, Versionen gehen verloren, und nicht selten wird eine Datei versehentlich veraltet weiterverwendet. Diese Medienbrüche kosten Zeit, verursachen unnötige IT-Komplexität und können im schlimmsten Fall zu Sicherheitslücken führen.
Wie kann eine moderne DMS-Software helfen?
Moderne Dokumentenmanagement-Systeme wie HONESTY setzen genau hier an. Mit der Version 4 von HONESTY ECM steht die Funktion HONESTY OFFICE zur Verfügung – eine der zehn Intelligent Document Services. Damit kannst Du Office-Dokumente direkt im System öffnen, bearbeiten und speichern. Die Grundlage dafür bildet die bewährte Open-Source-Lösung Collabora Online Development Edition.
Das Ergebnis: keine Umwege mehr, keine lokalen Zwischenschritte. Stattdessen ein durchgängiger Workflow für alle dokumentenbasierten Prozesse in Deinem Unternehmen – ganz ohne Medienbrüche.
- Direkte Bearbeitung ohne Umwege: HONESTY OFFICE macht es möglich: Office-Dokumente lassen sich direkt aus dem DMS heraus im Browser öffnen, bearbeiten und speichern – ohne vorherigen Download, ohne externen Editor, ohne Re-Upload. Das spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern reduziert auch Fehlerquellen und steigert die Nutzerakzeptanz.
- Beispiel: Textverarbeitung & Layouts: Angenommen, Du möchtest einen Vertrag kommentieren, Kennzahlen in eine Scorecard eintragen oder ein bereits freigegebenes Angebot leicht anpassen. Mit HONESTY OFFICE kannst Du das direkt im System erledigen. Selbst wenn das Dokument ursprünglich in Microsoft Word erstellt wurde, bleiben die Formatierung und das Layout dank Collabora Office zuverlässig erhalten. Für kleine Änderungen oder das Einfügen von Freigabevermerken musst Du das DMS nicht mehr verlassen.
- Versionierung & Nachvollziehbarkeit: Jede Bearbeitung eines Dokuments wird automatisch protokolliert. Der Audit-Trail zeigt nachvollziehbar, wer wann welche Änderung vorgenommen hat. Frühere Versionen können jederzeit wiederhergestellt werden. Das macht HONESTY OFFICE nicht nur sicher, sondern auch fehlertolerant. Selbst wenn eine Datei versehentlich verändert oder falsche Inhalte eingetragen werden, lässt sich der Ursprungszustand wiederherstellen.
- Tabellen & Präsentationen integriert: Auch für komplexere Dokumente bietet HONESTY OFFICE eine durchdachte Lösung. Tabellen im Excel-Format, z. B. für Angebotskalkulationen, Budgetübersichten oder Projektabrechnungen, lassen sich ebenso problemlos im DMS bearbeiten. Formeln, Filter, Autosummen – all das ist wie gewohnt verfügbar. Das Gleiche gilt für PowerPoint-ähnliche Präsentationen – etwa bei der Vorbereitung eines Kundenmeetings oder interner Reports.
- Präzise Rechteverwaltung: Wer darf was mit einem Dokument tun? Diese Frage ist entscheidend für Datenschutz, Compliance und Zusammenarbeit. In HONESTY wird sie durch ein fein justierbares Rollen- und Rechtekonzept beantwortet. Du kannst exakt definieren, ob ein Nutzer ein Dokument überhaupt sehen, lediglich lesen, kommentieren oder sogar vollständig bearbeiten darf. Das bietet Dir weit mehr Kontrolle als herkömmliche Freigabeprozesse über Netzlaufwerke oder E-Mail-Anhänge. Auch das Teilen von Dokumenten mit internen Mitarbeitern oder Externen ist in HONESTY (als HONESTY SHARE) integriert.
- Kostenersparnis & IT-Konsolidierung: Viele HONESTY-Kunden berichten, dass sie durch die integrierte Office-Funktionalität auf weniger kostenpflichtige Microsoft 365 Lizenzen angewiesen sind. Für Mitarbeitende, die nur gelegentlich Dokumente bearbeiten, reicht HONESTY OFFICE oft vollständig aus. Dadurch lassen sich IT-Kosten senken und die Systemlandschaft vereinfachen – ohne auf Funktionalität oder Sicherheit zu verzichten.
HONESTY als Rückgrat Deiner digitalen Prozesse
Eine integrierte Office-Suite in Deinem DMS ist mehr als nur ein Komfort-Feature: Sie spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und senkt Lizenzkosten. Mit HONESTY OFFICE bekommst Du eine leistungsstarke, DSGVO-konforme und intuitiv bedienbare Lösung für die direkte Bearbeitung von Dokumenten.
Das bedeutet für Dein Unternehmen:
- Schnellere Arbeitsweisen ohne Medienbrüche
- Zentrale Steuerung von Rechten und Versionen
- Weniger Softwarewechsel und IT-Aufwand
- Höhere Produktivität im Tagesgeschäft
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