- Dr. Julian Lurz
- 12. Februar 2025
- 3 Minuten Lesezeit
Die Digitalisierung der Rechnungsstellung ist in Deutschland seit dem 1. Januar 2025 Realität. Unternehmen sind gesetzlich dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) zu empfangen und zu verarbeiten. Diese Umstellung bringt einige Herausforderungen mit sich, bietet aber auch zahlreiche Vorteile für Unternehmen jeder Größe.
Die wichtigsten Fakten zur E-Rechnungspflicht:
- Pflicht zum Empfang und zur Verarbeitung: Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen im standardisierten Format XRechnung oder ZUGFeRD zu empfangen und diese maschinell zu verarbeiten.
- Gesetzliche Aufbewahrungspflichten: E-Rechnungen müssen gemäß den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) und der gesetzlichen Pflicht zur Aufbewahrung von Daten (GdPdu) archiviert werden.
- Stichtag 1. Januar 2025: Seit diesem Datum ist die E-Rechnung für den Empfang und die Verarbeitung im B2B-Bereich verpflichtend.
Welche Fähigkeiten benötigen Unternehmen?
Um die E-Rechnungspflicht zu erfüllen, benötigen Unternehmen eine Lösung, die folgende Fähigkeiten vereint:
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Unterstützung von XRechnung und ZUGFeRD: Die Software muss in der Lage sein, E-Rechnungen in beiden Formaten zu empfangen, zu verarbeiten und anzuzeigen.
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Automatisierte Workflows: Die Lösung sollte die Möglichkeit bieten, Rechnungen automatisch zu erfassen, zu prüfen und zu verarbeiten, um manuelle Aufwände zu reduzieren.
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Gesetzeskonforme Archivierung: Die Software muss die langfristige und revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen gemäß GoBD und GdPdu gewährleisten.
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Erstellung von E-Rechnungen: Unternehmen sollten in der Lage sein, selbst E-Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format zu erstellen und zu versenden.
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Zukunftssicherheit: Die Lösung sollte anpassbar sein, um auch zukünftigen gesetzlichen Änderungen, betrieblichen Erfordernissen und technologischen Entwicklungen gerecht zu werden.
HONESTY ECM – Deine Lösung - nicht nur - für E-Rechnungen
Wir präsentieren die 5 wichtigsten Funktionen und Vorteile:
Umfassende Unterstützung für XRechnung und ZUGFeRD: HONESTY ECM unterstützt beide gängigen Formate für elektronische Rechnungen – XRechnung und ZUGFeRD. Egal, ob Deine Lieferanten XRechnungen oder ZUGFeRD-Formate verwenden, mit HONESTY ECM bist Du flexibel und können die E-Rechnungspflicht ohne Einschränkungen erfüllen.
Effiziente Workflows für die Rechnungseingangsprüfung: HONESTY ECM automatisiert die Erfassung, Prüfung und Verarbeitung von E-Rechnungen. Das System unterstützt Dich von der Eingabe bis zur Prüfung durch die zuständigen Abteilungen. So verpasst Du keine Fristen und bearbeitest Rechnungen schnell und fehlerfrei.
Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (GoBD und GdPdu): Mit HONESTY ECM archivierst Du alle Daten gesetzeskonform gemäß GoBD und GdPdu. Damit erfüllst Du alle rechtlichen Anforderungen an die langfristige Speicherung von E-Rechnungen und vermeidest mögliche Konsequenzen.
Erstellung von elektronischen Rechnungen direkt im System: HONESTY ECM ermöglicht es Dir, ZUGFeRD- und XRechnungen direkt im System zu erstellen – schnell, einfach und ohne zusätzlichen Aufwand. So kannst Du deine Rechnungen umgehend an Kunden versenden, ohne auf externe Tools oder Workflows angewiesen zu sein.
Zukunftssichere Technologie: HONESTY ECM ist nicht nur auf die aktuellen Anforderungen der E-Rechnungspflicht zugeschnitten, sondern auch zukunftssicher. Das System wird kontinuierlich weiterentwickelt, sodass Du auch zukünftige gesetzliche Änderungen und technologische Entwicklungen problemlos erfüllen kannst.
HONESTY ECM – Die wichtigsten Funktionen für den Umgang mit E-Rechnungen im Überblick
- Lesen und Verarbeiten von ZUGFeRD- und XRechnungen
- Korrekte Anzeige und Identifikation von Attributen: Alle relevanten Rechnungsdaten, wie Beträge, Steuersätze, Lieferinformationen und Zahlungsbedingungen, werden korrekt identifiziert und angezeigt.
- Prüfung auf Pflichtfelder: Unser System prüft, ob alle Pflichtfelder in ZUGFeRD- und XRechnungen korrekt ausgefüllt sind – für maximale Validität.
- Download der XRechnung als menschen-lesbares PDF: Erstelle eine lesbare PDF-Version aus dem XML-Code deiner XRechnungen zur visuellen Bearbeitung durch deine Mitarbeiter.
- Unterstützung verschiedener Dokumentarten: Unsere Software unterstützt die Erstellung und Verarbeitung einer Vielzahl von Dokumentarten, darunter: Normale Rechnungen, Wiederkehrende Rechnungen, Stornorechnungen, Gutschriften, Rechnungskorrekturen, Abschlagsrechnungen, Buchungsanweisungen sowie das Reverse-Charge-Verfahren.
- Unterstützung aller ZUGFeRD- und XRechnung-Formate: HONESTY unterstützt sämtliche gängigen ZUGFeRD- und XRechnung-Versionen (z. B. ZUGFeRD 2.1, 2.2, 2.3 und alle Versionen von XRechnung, wie 1.2, 2.0, 2.2, 2.3 und 3.0).
- Unterstützung verschiedener Codierungen und Zeichensätze: Unsere Lösung unterstützt unterschiedliche Codierungen und Zeichensätze, darunter XML, PDF/A-3 mit eingebettetem XML sowie verschiedene Zeichencodierungen wie UTF-8 und ISO-8859-1.
- Fehlerbehandlung: HONESTY ermöglicht die zuverlässige Erkennung und Behebung von Fehlern, sowohl bei syntaktischen als auch semantischen Problemen in den eingehenden Dateien. So stellen wir sicher, dass alle E-Rechnungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen und problemlos, z. B. von einem ERP-System, verarbeitet werden können.
- Langfristige Archivierung: Alle E-Rechnungen werden gesetzeskonform archiviert und können jederzeit sicher abgerufen werden – eine wichtige Grundlage für eine effiziente und rechtssichere Rechnungsverwaltung.
Handle jetzt und mach Dein Unternehmen fit für die E-Rechnung!
Die E-Rechnungspflicht ist seit dem 1. Januar 2025 in Kraft. Warte nicht länger und stell jetzt auf die elektronische Rechnungsverarbeitung um. HONESTY ECM bietet Dir die optimale Lösung, um die E-Rechnungspflicht schnell, sicher und unkompliziert zu erfüllen.
HONESTY ECM – Deine Vorteile auf einen Blick:
Maximale Flexibilität
Gesetzeskonformität
Einfache Integration
Zeitersparnis
Kostenreduktion
Verpasse nicht die Chance, mit Deinem Unternehmen jetzt die E-Rechnungspflicht umzusetzen. HONESTY ECM ist Deine smarte Lösung für modernes Rechnungsmanagement aus der Cloud.