- Dr. Julian Lurz
- 30. Mai 2025
- 4 Minuten Lesezeit
In vielen Unternehmen gilt die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) als aufwendiges Großprojekt. Monate der Planung, Abstimmungen und IT-Implementierung scheinen vorprogrammiert. Dabei ist das eigentliche Ziel oft ganz pragmatisch: Rechnungen schneller verarbeiten, Verträge sicher verwalten oder Informationen für Mitarbeitende sofort auffindbar machen.
Warum viele DMS-Projekte scheitern und wie es besser geht
Viele mittelständische Unternehmen erkennen auch den Wert eines digitalen Dokumentenmanagementsystems (DMS) – doch bei der Umsetzung geraten Projekte oft ins Stocken.
Woran scheitert es so oft? Nicht an der Technik – sondern am Ansatz. Überambitionierte Lastenhefte, unklare Zielbilder oder fehlende Einbindung der Mitarbeitenden als Betroffene führen dazu, dass Projekte ins Stocken geraten oder gar ganz scheitern.
Was eigentlich Ordnung schaffen soll, endet dann auch in einem langwierigen IT-Projekt mit ungewissem Ausgang.
Mit HONESTY ECM zeigen wir, dass es auch anders geht. Unser System wurde speziell für die Anforderungen mittelständischer Unternehmen entwickelt: vorkonfiguriert, praxisnah, und so intuitiv, dass viele Kunden innerhalb von 1–2 Tagen produktiv starten.
Der Schlüssel: ein systematischer, aber schlanker Einstieg – mit Augenmaß, Fokus und den richtigen Tools. Denn: Ein DMS-Projekt ist kein Selbstzweck. Es soll Prozesse vereinfachen, Compliance sichern und Mitarbeitende entlasten – nicht überfordern.
Hier findest Du die wichtigsten Erfolgsfaktoren, mit denen Du Dein DMS-Projekt auf Kurs bringst – und wie HONESTY Dich dabei konkret unterstützt:
1) Ziele klar definieren
Bevor Du mit der Einführung beginnst, sollte klar sein: Was genau willst Du erreichen? Was soll sich mit dem DMS konkret verbessern? Typische Ziele sind z. B.:
Rechnungen schneller erfassen und digital archivieren
Verträge revisionssicher und strukturiert ablegen
Zugriff auf Personalakten vereinfachen.
Beispiel:
Statt „Dokumentenverwaltung verbessern“, lieber: „Eingangsrechnungen sollen innerhalb von 48 Stunden freigegeben werden“ oder „Verträge sollen für berechtigte Personen jederzeit digital zugänglich sein“.
Ein Bauunternehmen aus Bayern wollte vor allem die Rechnungseingangsprüfung beschleunigen. Mit HONESTY wurde ein digitaler Rechnungsworkflow eingerichtet – vom E-Mail-Postfach direkt in die Verarbeitung.
So hilft HONESTY
Unsere Onboarding-Workshops mit mittelständischen Neu-Kunden starten immer mit einer Zielklärung. So können wir die passende Konfiguration und Vorlagen direkt vorbereiten.
2) Einen klaren Pilotbereich wählen
Ein klar umrissener Anwendungsfall senkt Komplexität, schafft schnelle Erfolgserlebnisse und lässt sich leichter kommunizieren. Starte fokussiert – z. B. mit dem Bereich Eingangsrechnungen oder Vertragsmanagement. Weitere Abteilungen können danach Schritt für Schritt folgen.
Beispiel:
Beginne mit dem Rechnungseingang – ein Bereich mit klaren Prozessen und hohem Automatisierungspotenzial. Weitere Bereiche wie Personalakten oder Vertragsmanagement können später folgen.
Ein mittelständisches IT-Systemhaus startete mit dem Bereich „Verträge“, um Kündigungsfristen besser im Blick zu behalten. Drei Monate später wurde das Modul „Digitale Personalakte“ ergänzt.
So hilft HONESTY
Für viele Pilotbereiche liefert HONESTY fertige Module: z. B. „Digitale Eingangsrechnungen“, „Vertragsakte“ oder „Personalakte“. So bist Du sofort startklar.
3) Standardisierte Vorlagen nutzen
Viele Unternehmen verlieren wertvolle Zeit mit individuellen Konfigurationen – obwohl es für viele Anforderungen längst praxiserprobte Lösungen gibt. HONESTY bietet fertige Konfigurationsvorlagen für typische Anwendungsfälle: z. B. Eingangsrechnungsverarbeitung, Personalakten oder Datenschutzdokumentation. Das spart Zeit und vermeidet individuelle Fehlkonfigurationen.
Beispiel:
Statt eigene Metadatenstrukturen und Formulare für die Personalakte zu entwickeln, nutze unsere Vorlage mit Feldern wie Eintrittsdatum, Vertragsart oder Probezeitende.
Eine Steuerberatungskanzlei nutzte die HONESTY-Vorlage für GoBD-konforme Archivierung – inklusive automatischer Ablagestruktur und Schlagwortsystem.
So hilft HONESTY
Du kannst sofort mit vorkonfigurierten Workspaces starten – inklusive Rollen, Feldern, und Workflows. Das spart Zeit, reduziert Fehler und kann auch als Fundament für eine individuelle Ausgestaltung dienen.
4) Mitarbeitende früh einbinden
Die beste Technik bringt nichts, wenn sie nicht genutzt wird. Frühzeitige Einbindung sorgt für Akzeptanz und reduziert Schulungsaufwand. Informiere und schule Deine Kolleg:innen daher frühzeitig. Mit HONESTY kannst Du einfache Beispielschulungen durchführen – z. B. anhand eines simulierten Rechnungsdurchlaufs.
➡️ Praxis-Tipp: Definiere gemeinsam mit den Fachabteilungen die Abläufe und zeige direkt im System, wie der neue digitale Vorgang aussieht.
In einem Unternehmen haben wir mit Beispielprozessen aus dem Alltag der Nutzer:innen gearbeitet – z. B. dem digitalen Urlaubsantrag oder der Ablage eines Arbeitsvertrags. Das schafft Vertrauen und Aha-Erlebnisse.
So hilft HONESTY
Wir bieten anschauliche Schulungen, Videos und ein ausführliches Handbuch mit rollenbasierten Erklärungen – verständlich auch für Nicht-ITler.
5) Rechte und Rollen durchdenken
Datenschutz beginnt bei den Zugriffsrechten. Auch für effiziente Arbeitsvorgänge kann es sinnvoll sein, Dokumentzugriffe auf nötige Unterlagen einzuschränken.
Beispiel:
Die Personalabteilung soll Zugriff auf Arbeitsverträge haben, aber nicht auf Gehaltsdokumente. Die Geschäftsführung darf alles sehen – die Teamleitung nur ihre Mitarbeitenden.
So hilft HONESTY
HONESTY ermöglicht eine flexible und revisionssichere Rechtevergabe – z. B. wer Rechnungen nur sehen, freigeben oder bearbeiten darf. So lassen sich sensible Bereiche wie Personal oder Finanzen sicher abgrenzen.
6) Dokumentenimport automatisieren
Manuelle Ablage kostet Zeit und führt zu Fehlern. Automatisierte Importe schaffen Verlässlichkeit und Geschwindigkeit.
Beispiel:
Eingangsrechnungen werden per E-Mail geschickt – HONESTY erkennt diese automatisch, extrahiert die wichtigsten Daten und startet direkt den Prüfprozess.
So hilft HONESTY
HONESTY kann Dokumente automatisch importieren – z. B. aus E-Mail-Postfächern, über eine Netzlaufwerk-Überwachung oder via Schnittstellen aus Dritt-Systemen.
7) Workflows Schritt für Schritt spezifizieren
Nicht jeder Prozess muss von Anfang an perfekt abgebildet sein. Kleine Schritte führen schneller zum Ziel – und sind besser anpassbar.
Beispiel:
Starte mit einem einfachen Vier-Augen-Prinzip für Rechnungsfreigaben. Später kannst Du Eskalationen, Vertretungsregelungen oder Budgetprüfungen ergänzen.
So hilft HONESTY
HONESTY bietet vorkonfigurierte Workflows – z. B. für Freigabeprozesse oder Urlaubsanträge. Starte einfach, z. B. mit einer Freigabeschleife für Rechnungen, und erweitere den Prozess bei Bedarf. Du kannst selbst Regeln definieren oder auf bewährte Templates zurückgreifen – ganz ohne Programmierung.
8) Schulung & Support sicherstellen
Auch die intuitivste Software braucht einen Ansprechpartner. Gute Einführung und kontinuierlicher Support sichern langfristigen Erfolg.
Beispiel:
Ein Kunde hat nach dem Go-live alle Teamleitenden in einem 60-Minuten-Live-Training geschult – danach konnten sie selbstständig ihr Team einführen.
So hilft HONESTY
HONESTY ist intuitiv gestaltet – dennoch ist es oft sinnvoll, Mitarbeitende aktiv zu begleiten. Das HONESTY-Team bietet Live-Demos, Support-Hotlines und persönliche Ansprechpartner für die ersten Wochen. So bleibt keine Frage offen.
9) Datenschutz & GoBD im Blick behalten
Ein DMS muss nicht nur praktisch, sondern auch gesetzeskonform sein. Gerade im Umgang mit personenbezogenen Daten und steuerrelevanten Dokumenten sind gesetzliche Vorgaben strikt einzuhalten.
Beispiel:
Ein Handelsunternehmen konnte durch den Einsatz von HONESTY eine erfolgreiche Betriebsprüfung mit digitalem Archiv bestehen – inkl. Export der Dokumente im GoBD-Format.
So hilft HONESTY
HONESTY wird in deutschen Rechenzentren gehostet, bietet lückenlose Audit-Trails und erfüllt die Anforderungen der GoBD.
10) Schneller Livegang statt Dauerprojekt
Mit HONESTY kannst Du in 1–2 Tagen produktiv starten – nicht durch aufwendige Individualentwicklung, sondern durch ein standardisiertes, bewährtes Vorgehen. Der große Vorteil: Du siehst sofort Ergebnisse und kannst das System iterativ weiterentwickeln.
Was oft Monate dauert, kann mit HONESTY in Tagen gelingen. Warum?
• Vorgefertigte Module
• Automatisierte Prozesse
• Schlanke Einführung ohne Overhead
Beispiel:
Ein mittelständischer Logistiker ging am zweiten Tag nach Projektstart mit dem Rechnungseingang live – inklusive automatischer Ablage, Sichtprüfung und digitaler Freigabe.
So hilft HONESTY
Der HONESTY Quick-Start-Ansatz liefert Quick Wins – und schafft Vertrauen.
Erfolgreich starten – in Tagen, nicht Monaten
Die Einführung eines DMS muss kein Großprojekt sein. Wer Ziele klar definiert, auf Standards setzt und sein Team einbindet, kann bereits in wenigen Tagen messbare Vorteile erzielen.
Mit HONESTY ECM gelingt dieser Start besonders leicht – dank:
✅ Konfigurierter Vorlagen
✅ Automatisierter Prozesse
✅ Intuitiver Bedienung
✅ Schneller Produktivsetzung
Der Schlüssel liegt nicht im Perfektionismus, sondern im pragmatischen Machen.
Du willst auch in wenigen Tagen mit Deinem DMS live gehen?
Dann sprich mit unserem Team – wir zeigen Dir, wie HONESTY das möglich macht.