- Verena Russlies
- 29. März 2023
- 6 Minuten Lesezeit
In der heutigen digitalen Welt ist die Archivierung von Dokumenten für Unternehmen und Organisationen von großer Bedeutung. Es ist besonders wichtig, dass man die Dokumente revisionssicher archiviert. In diesem Artikel werden wir uns näher mit diesem Thema befassen und erklären, was es bedeutet, Dokumente revisionssicher zu archivieren.
Was bedeutet revisionssicher?
Der Begriff "revisionssicher" bezieht sich auf die Fähigkeit, die Integrität, Authentizität, Verfügbarkeit und Lesbarkeit von Dokumenten oder Aufzeichnungen über einen bestimmten Zeitraum zu gewährleisten. Man muss revisionssichere Dokumente so aufbewahren, dass sie vor Manipulationen und unbefugtem Zugriff geschützt sind und dass ihre Echtheit und Vollständigkeit überprüfbar bleibt.
Wieso ist die revisionssichere Archivierung von Dokumenten wichtig?
Eine revisionssichere Archivierung von Dokumenten ist besonders wichtig für Unternehmen und Organisationen, die gesetzliche Vorschriften einhalten müssen. Aber auch abgesehen von gesetzlichen Verpflichtungen bietet die revisionssichere Archivierung viele Vorteile. Sie gewährleistet eine hohe Rechtssicherheit und Transparenz und kann helfen, Prozesse und Entscheidungen nachvollziehbar zu machen. Außerdem kann eine revisionssichere Archivierung dabei helfen, wichtige Informationen und Wissen langfristig zu erhalten und zu schützen.
Wie kann man Dokumente revisionssicher archivieren?
Um Dokumente revisionssicher zu archivieren, gibt es verschiedene technische und organisatorische Maßnahmen, die ergriffen werden können. Hier sind einige Beispiele:
- Digitalisierung: Der erste Schritt, um Dokumente revisionssicher zu archivieren, besteht darin, sie zu digitalisieren. Man sollte Papierdokumente scannen, um eine elektronische Kopie zu erstellen. Dabei ist es wichtig, dass die Qualität des Scans hoch genug ist, um alle relevanten Informationen zu erfassen. Zudem sollten die digitalen Dokumente eine eindeutige Benennung und eine klare Struktur aufweisen.
- Digitale Signaturen: Digitale Signaturen ermöglichen es, die Echtheit und Integrität von Dokumenten zu überprüfen und sicherzustellen. Man hängt eine digitale Signatur elektronisch an das Dokument an und kann sie im Nachhinein überprüfen.
- Langfristige Aufbewahrung: Man muss digitale Dokumente langfristig aufbewahren, um ihre Revisionssicherheit zu gewährleisten. Dabei müssen sie vor unerlaubtem Zugriff, Veränderung oder Verlust geschützt werden. Hierfür bietet sich eine Archivierung in einem spezialisierten Dokumentenmanagementsystem an. Dieses sollte den Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung entsprechen und über geeignete Sicherheitsmaßnahmen verfügen.
- Verschlüsselung: Durch die Verschlüsselung von Dokumenten kann sichergestellt werden, dass nur autorisierte Personen darauf zugreifen können. Man wandelt das Dokument in eine unleserliche Form um, die nur mit einem entsprechenden Schlüssel wieder entschlüsselt werden kann.
- Integrität und Nachvollziehbarkeit: Um die Revisionssicherheit zu gewährleisten, müssen die archivierten Dokumente unveränderbar und nachvollziehbar sein. Es darf also keine nachträgliche Manipulation der Daten oder Dokumente möglich sein. Hierfür können digitale Signaturen oder Hashwerte eingesetzt werden, um die Integrität der Daten zu gewährleisten.
- Redundante Datenspeicherung: Durch die Speicherung von Dokumenten auf mehreren Datenträgern oder in verschiedenen Standorten kann sichergestellt werden, dass im Falle eines Datenverlusts oder -beschädigung die Dokumente weiterhin verfügbar sind.
- Datenzugriff und -bereitstellung: Man darf den Zugriff auf die archivierten Dokumente nur autorisierten Personen gestatten. Zudem muss man die Dokumente jederzeit schnell und unkompliziert bereitstellen können, um die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen bei einer Prüfung sicherzustellen.
- Zugriffsbeschränkungen: Durch die Festlegung von Zugriffsbeschränkungen kann sichergestellt werden, dass nur autorisierte Personen auf die Dokumente zugreifen können. Hierbei können beispielsweise Passwörter oder Zugriffsrechte auf bestimmte Benutzergruppen festgelegt werden.
Dokumente revisionssicher speichern
Eine revisionssichere Speicherung von Dokumenten ist heutzutage für Unternehmen unerlässlich. Dabei geht es darum, Dokumente so aufzubewahren, dass sie dauerhaft und unveränderbar gesichert sind und jederzeit abgerufen werden können. Dies ist nicht nur wichtig für die interne Dokumentation und den täglichen Geschäftsablauf, sondern auch für den Schutz vor möglichen rechtlichen Konsequenzen.
Um Dokumente revisionssicher zu archivieren, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Ein spezielles Archivsystem realisiert die elektronische Archivierung, bei der jedes Dokument in einem elektronischen Archiv abgelegt wird. Dabei schützt eine digitale Signatur sowie eine spezielle Verschlüsselung das Dokument gegen unbefugte Änderungen. Das System protokolliert und dokumentiert automatisch jede Änderung oder Manipulation des Dokuments, sodass eine spätere Revision jederzeit nachvollziehbar ist.
Eine weitere Möglichkeit der revisionssicheren Speicherung von Dokumenten ist die Verwendung von WORM-Medien (Write Once Read Many). Es handelt sich hierbei um spezielle Datenträger, auf denen man Daten nur einmal schreiben kann und die anschließend nicht mehr veränderbar sind. Dadurch werden Dokumente dauerhaft gesichert und eine nachträgliche Veränderung ist nicht mehr möglich. Allerdings sind WORM-Medien in der Regel teurer als herkömmliche Datenträger und erfordern spezielle Hardware zur Nutzung.
Neben der Wahl des geeigneten Speichersystems ist es wichtig, die Archivierung regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren, um sicherzustellen, dass das System weiterhin revisionssicher ist. Auch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, wie beispielsweise der GoBD, ist hierbei von großer Bedeutung. Unternehmen sollten daher regelmäßige Schulungen und Trainings durchführen, um ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Umgang mit der revisionssicheren Speicherung von Dokumenten zu schulen und sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden.
Insgesamt ist eine revisionssichere Archivierung von Dokumenten unerlässlich für jedes Unternehmen, das langfristig erfolgreich sein möchte. Denn nur so kann man Dokumente dauerhaft sichern, jederzeit abrufen und vor unerwünschten Veränderungen schützen.
Um eine revisionssichere Archivierung zu gewährleisten, sollten Unternehmen auf spezielle elektronische Archivsysteme zurückgreifen, die den gesamten Archivierungsprozess automatisch protokollieren und dokumentieren. Dabei sollten sie auch die Einhaltung der GoBD und weiterer gesetzlicher Vorschriften sicherstellen.
Neben der Wahl des geeigneten Archivsystems ist es wichtig, die Archivierung regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren, um sicherzustellen, dass das System weiterhin revisionssicher ist. Nur durch konsequente Einhaltung dieser Standards können Unternehmen langfristig eine revisionssichere Archivierung ihrer Dokumente gewährleisten und sich so vor möglichen rechtlichen Konsequenzen schützen.
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