Produktives Arbeiten durch Cloud-DMS

Gestalten Sie Ihr Dokumentenmanagement effizienter mithilfe von Cloud-DMS.
Produktives Arbeiten durch Cloud-DMS
In der heutigen Zeit möchten wir immer und überall auf unsere Daten zugreifen. Egal ob privat oder beruflich – alle Daten und Dokumente sollen auf dem aktuellen Stand verfügbar sein. Dafür wird häufig eine Cloud-DMS-Lösung eingesetzt. Ob Dropbox, iCloud oder OneDrive – Sie kennen sicher viele Beispiele für Cloud-Lösungen. Das Thema Cloud ist schon seit längerer Zeit ein Trendthema im Dokumentenmanagement und Cloud-DMS-Lösungen verbreiten sich stetig. Die Grundidee der Cloud ist das Mieten von Rechenkapazität, Datenspeicher und Softwareanwendungen über ein Netzwerk als Dienstleistung. So muss der Endnutzer sich nicht um die passende IT-Infrastruktur bemühen, sondern bespricht mit dem Cloud-DMS-Anbieter die für ihn individuell passende Lösung. Das führt zu höherer Flexibilität und Produktivität. Zentrale Vorteile sind die hohe Datensicherheit, geringe Gesamtkosten und einfache Einführung. Am häufigsten wird die Cloud-DMS-Lösung für das Ablegen und Archivieren von Daten verwendet.

Die Popularität der Cloud lässt sich auch über Studien wie den Cloud Monitor 2020 belegen. Seit 2011 untersucht Bitkom Research im Auftrag von KPMG alle Entwicklungen der Cloud in Deutschland. Dabei wird die Nutzung der Cloud und die Erfahrung der Anwender betrachtet. Die Resultate zeigen, dass 76 Prozent aller Unternehmen ab 20 Mitarbeitern mit Cloud-Lösungen arbeiten. Des Weiteren schreiben 78 Prozent der Cloud-Anwender der Cloud einen sehr großen bis eher großen Beitrag zur Digitalisierung Ihres Unternehmens zu.

Ihre Vorteile durch Cloud-DMS
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On-Premises oder Cloud-DMS?

Bei der Art der Speicherung wird grundsätzlich zwischen On-Premises und Cloud unterschieden.

Bevorzugen Sie die Speicherung Ihrer Dokumente lokal auf Ihrem eigenen Server, so sollten Sie sich für eine On-Premises-Lösung entscheiden. Möchten Sie den Server lieber extern verwalten und warten lassen, gibt es die Möglichkeit einer Cloud-DMS-Variante.

On-Premises

Cloud-DMS

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On-Premises

Cloud-DMS

On-Premises

Cloud-DMS

On-Premises

Cloud-DMS

Bei der Wahl zwischen Cloud oder On-Premises sollten Sie sich Gedanken über die Faktoren Anschaffung, Lizenzen, Speicherplatz, Updates und Datenschutz machen.

Bei On-Premises müssen Sie vor allem zu Beginn mit hohen Kosten bei der Implementierung und laufenden Kosten für die Wartung rechnen. Sie müssen Ressourcen und Personal für den Betrieb einplanen und sind eigenverantwortlich für Updates und Datenschutz.

Bei der Cloud-Lösung dagegen bleiben Ihre Kosten durch das Mietmodell konstant und Sie vereinbaren Ihren Bedarf individuell. Dabei übernimmt der Cloud-Anbieter alle Aufgaben bezüglich der IT-Infrastruktur und Sie müssen dafür keine eigene Zeit beanspruchen. Auch die Updates werden automatisch veranlasst und entsprechend Ihres gewählten Anbieters können Sie sich auf eine hohe Sicherheit bei der Speicherung Ihrer Daten in Deutschland verlassen.

Cloud oder On-Premises, welche Serverlösung ist die attraktivere?

Cloud

On-Premises

Worauf sollten Sie bei der Wahl eines Cloud-DMS-Anbieters achten?
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Datenschutz und gesetzliche Anforderungen: Bei der Auswahl eines Cloud-DMS-Anbieters sollten Sie insbesondere auf die Art und den Ort der Speicherung Ihrer Daten achten. In jedem Land herrschen unterschiedliche Gesetze, was zu verschiedenen Regelungen in Bezug auf den Datenschutz und Aufbewahrungsfristen führt. Um eine hohe Sicherheit und Datenschutz zu gewährleisten, sollten Sie auf eine Speicherung Ihrer Daten in Deutschland achten. Damit können Sie auch verschiedene gesetzliche Vorgaben wie die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) und die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) erfüllen.

 

Funktionen: Des Weiteren sollten Sie sich die Funktionen, die Ihnen innerhalb des Cloud-DMS angeboten werden, genau ansehen. Entsprechen diese Ihren Anforderungen an ein intelligentes Dokumentenmanagement? Als Kernpunkte können Sie dabei auf Folgendes achten:

 

Optimieren Sie Ihre Prozesse mit Cloud-DMS und arbeiten jederzeit ortsunabhängig im Team. Cloud-DMS bietet Ihnen nach einer schnellen Einführung die Möglichkeit flexibler Anpassungen Ihrer stabilen und sicheren IT-Infrastruktur. Dabei überlassen Sie die IT-spezifischen Aufgaben Ihrem Cloud-DMS-Anbieter und können sich voll und ganz auf Ihr Themengebiet konzentrieren.

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