- Verena Russlies
- 4. August 2023
- 3 Minuten Lesezeit
Die ordnungsgemäße Archivierung von Dokumenten spielt eine entscheidende Rolle für Unternehmen, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Besonders wichtig ist dabei die Einhaltung der GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Aufbewahrung von Unterlagen) und die GoBD-konforme Archivierung. In diesem Blogartikel erfährst Du, wie Du Deine Dokumente GoBD-konform archivieren und somit eine rechtssichere Ablage gewährleisten kannst.
Welche Dokumente müssen GoBD-konform archiviert werden?
Unter die GoBD fallen alle steuerlich relevanten Unterlagen, wie beispielsweise Rechnungen, Buchungsbelege, Verträge, Kassenberichte und Handelsbriefe. Auch E-Mails können in den Anwendungsbereich der GoBD fallen, wenn sie geschäftsrelevante Informationen enthalten und müssen somit GoBD-konform archiviert werden.
Digitale Archivierung
- Digitale Archivierung: Technische Anforderungen: Die GoBD schreiben vor, dass eine digitale Archivierung bestimmte technische Anforderungen erfüllen muss, um als GoBD-konforme Archivierung zu gelten. Dazu gehört die revisionssichere Speicherung der Dokumente, die Gewährleistung der Unveränderbarkeit, sowie eine eindeutige Indexierung und Verknüpfung der archivierten Unterlagen.
- Aufbewahrungsfristen und Löschkonzepte: Die GoBD legen für verschiedene Dokumente unterschiedliche Aufbewahrungsfristen fest. Diese können je nach Art des Dokuments und des Unternehmens variieren. Ein Löschkonzept ist ebenfalls wichtig, um Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen rechtssicher zu vernichten und Datenschutzbestimmungen einzuhalten und somit GoBD-konform zu archivieren.
- Sicherheit und Zugriffsrechte: Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der GoBD-konformen Archivierung ist die Sicherheit der Daten. Der Zugriff auf die archivierten Dokumente sollte streng geregelt sein, sodass nur autorisierte Personen darauf zugreifen können. Verschlüsselung und regelmäßige Backups sind ebenfalls empfehlenswert, um Datenverluste zu vermeiden.
Automatisierung und Effizienz
Die digitale Archivierung ermöglicht nicht nur GoBD-konformes Archivieren, sondern auch eine effizientere Dokumentenverwaltung. Automatisierte Prozesse, wie das automatische Indexieren von Dokumenten oder die Integration von Archivierungsfunktionen in bestehende Softwarelösungen, können Zeit und Ressourcen sparen.
Die GoBD-konforme Archivierung ist für Unternehmen unerlässlich, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und eine rechtssichere Dokumentenablage zu gewährleisten. Die Einhaltung der technischen Anforderungen, klare Aufbewahrungsfristen und ein durchdachtes Sicherheitskonzept sind entscheidende Faktoren für eine erfolgreiche Umsetzung des GoBD-konformen Archivierens. Durch die digitale Archivierung können Unternehmen nicht nur ihre Compliance verbessern, sondern auch ihre Abläufe effizienter gestalten.
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