E-Rechnung

E-Rechnung als digitale Lösung der Rechnungsverarbeitung

E-Rechnungen sind die Zukunft der Rechnungsstellung. Immer mehr Unternehmen und Verbraucher setzen auf diese moderne Art der Rechnungsstellung, da sie viele Vorteile bietet. In diesem Blogartikel möchten wir Euch die Vorteile von E-Rechnungen vorstellen und erklären, wie ihr diese in Euren Unternehmen einführen könnt.

Was ist der Gedanke der E-Rechnung und
warum ist der Einsatz sinnvoll?

Das Ziel von E-Rechnungen ist es, den Rechnungsversand und -empfang digital zu vereinfachen und zu beschleunigen. Der Gedanke hinter der elektronischen Rechnung ist es, den traditionellen Prozess des Rechnungsversands und -empfangs zu digitalisieren und zu optimieren. Dies soll durch den Einsatz von elektronischen Systemen und Technologien erreicht werden. Der Fokus liegt auf der Effizienzsteigerung, der Reduktion von Fehlern und der Verkürzung der Übertragungszeiten. Der Einsatz von elektronischen Rechnungen ist sinnvoll, da er die Verwaltung von Papierrechnungen vereinfacht, Fehler minimiert und die Übertragungszeiten verkürzt. Außerdem ist es umweltfreundlicher, da es Papier spart und CO2-Emissionen reduziert. Darüber hinaus ermöglicht es eine bessere Überwachung und Nachvollziehbarkeit von Finanztransaktionen.

Was ist die E-Rechnung?

E-Rechnungen sind elektronisch erstellte und versendete Rechnungen. Diese werden im PDF-Format verschickt und können von jedem Empfänger mit einem PDF-Reader geöffnet werden. Im Gegensatz zu Papierrechnungen müssen E-Rechnungen nicht mehr ausgedruckt, unterschrieben und per Post verschickt werden.

Vorteile der E-Rechnung

Es gibt verschiedene Vorteile der elektronischen Rechnung. Dazu zählen neben der Zeitersparnis und Umweltfreundlichkeit auch die höhere Sicherheit und einfache Verwaltung. Außerdem sind die Automatisierung, Kosteneinsparungen, Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen und die Flexibilität weitere Vorteile.

Zeitersparnis: Einer der größten Vorteile von E-Rechnungen ist die Zeitersparnis. Da die Rechnungen elektronisch erstellt und versendet werden, entfallen lange Wartezeiten auf den Postweg und das Ausfüllen und Unterschreiben von Papierrechnungen. Auch die Verwaltung von Rechnungen wird erleichtert, da diese in elektronischer Form leichter archiviert und sortiert werden können.
Umweltfreundlichkeit: Ein weiterer Vorteil von E-Rechnungen ist die Umweltfreundlichkeit. Papierrechnungen müssen auf Papier gedruckt und per Post verschickt werden, was viele Ressourcen verbraucht und schlecht für die Umwelt ist. E-Rechnungen hingegen sind vollständig digital und verbrauchen daher keine Papierressourcen.
Höhere Sicherheit: E-Rechnungen bieten auch eine höhere Sicherheit. Da sie digital verschickt werden, können sie nicht verloren gehen oder gestohlen werden. Auch die Verarbeitung von E-Rechnungen ist sicherer, da sie automatisch erfolgen kann und es somit weniger Fehlerquellen gibt.
Einfache Verwaltung: E-Rechnungen können leicht archiviert und sortiert werden, da sie in elektronischer Form vorliegen.
Automatisierung: E-Rechnungen ermöglichen die automatische Zahlungsverarbeitung und die automatische Verarbeitung von Rechnungen, was die Effizienz und Sicherheit des Rechnungsprozesses erhöht.
Kosteneinsparungen: E-Rechnungen können zu Kosteneinsparungen führen, da keine Papier- und Portokosten anfallen.
Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen: E-Rechnungen erfüllen die Anforderungen der EU-Verordnung 2014/55/EU und erleichtern so die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen.
Flexibilität: E-Rechnungen können von jedem Ort und zu jeder Zeit empfangen und verarbeitet werden.

Was sind die rechtlichen Voraussetzungen für die elektronische Rechnung?

Die rechtlichen Voraussetzungen für die Verwendung von elektronischen Rechnungen variieren je nach Land. In Deutschland werden elektronische Rechnungen durch das Elektronische Rechnungslegungsgesetz (ERechnungG) geregelt. Das Gesetz regelt die rechtliche Zulässigkeit und Akzeptanz elektronischer Rechnungen im Vergleich zu Papierrechnungen und legt technische Anforderungen für den Versand und Empfang von E-Rechnungen fest.In der Europäischen Union (EU) gibt es eine Richtlinie zur Förderung des elektronischen Geschäftsverkehrs (EDI-Richtlinie), die die Verwendung von E-Rechnungen im B2G-Sektor (Business-to-Government) vorsieht. Die Mitgliedsstaaten müssen die EDI-Richtlinie in nationales Recht umsetzen und sicherstellen, dass öffentliche Einrichtungen elektronische Rechnungen akzeptieren. In jedem Fall sollte man sich vor der Verwendung von elektronischen Rechnungen über die lokalen gesetzlichen Bestimmungen informieren, um sicherzustellen, dass man alle Anforderungen erfüllt.

In jedem Fall müssen elektronische Rechnungen so wie Papierrechnungen abgelegt und archiviert werden. Die Aufbewahrungspflicht beträgt 10 Jahre. Dabei ist eine gut dokumentierte und sichere Rechnungsverarbeitung unverzichtbar, um allen rechtlichen Anforderungen zu entsprechen. Doch mit der reinen Ablage und Archivierung ist es nicht getan, die Rechnungen müssen jederzeit schnell und einfach wiederauffindbar sein. Zusätzlich müssen elektronische Rechnungen folgende Aspekte erfüllen, um ihre Authentizität zu erhalten: die
Echtheit der Herkunft, einen unversehrten Rechnungsinhalt und die Lesbarkeit sowie die Erfüllung sämtlicher gesetzlicher Voraussetzungen für Rechnungen gemäß Umsatzsteuergesetz.

Wie kannst Du die elektronische Rechnung in Deinem Unternehmen einführen?

Die elektronische Rechnung einzuführen ist einfacher als Du vielleicht denkst. Es gibt verschiedene Anbieter von E-Rechnungs-Software, die Du einfach in Deinem Unternehmen installieren oder über die Cloud nutzen kannst. Diese Software ermöglicht es Dir, Rechnungen elektronisch zu erstellen, zu versenden und zu verwalten.

Es ist wichtig, dass Sie sicherstellen, dass Du Deine Kunden und Geschäftspartner auf die Verwendung von E-Rechnungen vorbereitest. Informiere sie über die Vorteile und den Ablauf der E-Rechnungsstellung und stelle sicher, dass sie über die erforderliche Technologie verfügen, um E-Rechnungen empfangen und lesen zu können.

Ein weiterer wichtiger Schritt ist die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen bei der Verwendung von E-Rechnungen. Stelle sicher, dass die E-Rechnung mit allen erforderlichen Angaben und Unterschriften versehen ist und dass sie den Anforderungen der EU-Verordnung 2014/55/EU entspricht.

Im Laufe der Zeit kannst Du auch weitere Funktionen wie den automatischen Zahlungseingang und die automatische Verarbeitung von Rechnungen einführen, um die Effizienz und Sicherheit Deines Rechnungsprozesses noch weiter zu steigern.

Wage den Schritt in die Zukunft mit der E-Rechnung

Insgesamt bietet die E-Rechnung viele Vorteile gegenüber Papierrechnungen und ist die Zukunft der Rechnungsstellung. Durch die Einführung von E-Rechnungen in Deinem Unternehmen kannst Du Zeit und Ressourcen sparen, die Umwelt schonen und den Rechnungsprozess sicherer und effizienter gestalten.