- Dr. Julian Lurz
- 6. Februar 2025
- 3 Minuten Lesezeit
Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) verfolgen ähnliche Ziele, unterscheiden sich jedoch erheblich in Umfang, Funktionalität und Anwendungskontext. In diesem Beitrag erklären wir in 4 Kategorien die wichtigsten Unterschiede zwischen DMS und ECM:
1. Zweck und Umfang
DMS (Dokumentenmanagementsystem)
- Definition: Software zur Verwaltung, Archivierung und Organisation von Dokumenten. Sie ermöglicht eine strukturierte Ablage und einen schnellen Zugriff auf Dokumente.
- Fokus: DMS konzentriert sich auf die Verwaltung von Dokumenten (hauptsächlich unstrukturierte Daten) und bietet grundlegende Funktionen wie Speicherung, Abruf, Suchen, Versionierung und Sichern von Dokumenten in verschiedenen Formaten (z. B. PDFs, Word-Dokumente, Excel-Tabellen).
ECM (Enterprise Content Management)
- Definition: Eine umfassendere Lösung als DMS, die nicht nur Dokumente, sondern auch andere Unternehmensinhalte wie E-Mails, Videos, Audiodateien und Daten verwaltet.
- Fokus: ECM ist eine ganzheitliche Lösung, die alle Arten von Inhalten (strukturierte und unstrukturierte Daten) im gesamten Unternehmen integriert und zugänglich macht.
2. Verwaltung von Inhalten
DMS
- Fokus auf Dokumente und deren Verwaltung ohne großen Bezug zu anderen Unternehmensinhalten (z. B. Webinhalte oder Geschäftsdaten).
- Bietet grundlegende Funktionen wie Dokumentenspeicherung, Versionierung und Zugriffskontrolle, ohne die Integration anderer Content-Arten.
ECM
- Umfasst die Verwaltung sämtlicher Inhalte, einschließlich Dokumenten, Bildern, Videos, E-Mails und Webinhalten. HONESTY unterstützt z. B. mehr als 50 Dateitypen und bietet eine Vorschauansicht.
- Die Integration und Zentralisierung unterschiedlicher Content-Typen gehören zu den Kernfunktionen. Ein ECM sorgt dafür, dass alle Inhalte im Unternehmen sinnvoll zusammengeführt und zugänglich gemacht werden.
3. Compliance und Governance
DMS
- Bietet grundlegende Funktionen zur Zugriffssteuerung und Versionierung, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf Dokumente zugreifen können.
ECM
- ECM-Systeme bieten erweiterte Compliance- und Governance-Funktionen wie Records Management, die Überwachung und Einhaltung Aufbewahrungsrichtlinien, Audit-Trails und die rechtssichere Archivierung von Inhalten.
- ECM-Software stellt sicher, dass alle Unternehmensinhalte über ihre gesamte Lebensdauer hinweg rechtskonform verwaltet werden – besonders wichtig für stark regulierte Branchen wie das Gesundheitswesen.
4. Arbeitsabläufe und Zusammenarbeit
DMS
- DMS-Software bietet grundlegende Funktionen zur Versionierung und Bearbeitung von Dokumenten und kann einfache Workflows unterstützen, jedoch sind diese oft nicht so flexibel oder umfangreich wie bei ECM-Systemen.
ECM
- ECM-Systeme bieten leistungsstarke Workflow-Management-Tools zur Automatisierung dokumentenbasierter Geschäftsprozesse (z. B. Dokumentengenehmigungen, Aufgabenrouting, Compliance-Überwachung).
- Sie ermöglichen eine umfassende Zusammenarbeit und ermöglichen es verschiedenen Abteilungen und Teams, gleichzeitig an Inhalten zu arbeiten – unabhängig von ihrem physischen Standort.
Warum HONESTY auch als „Information Services Platform“ (ISP) bezeichnet wird
HONESTY Version 4 kombiniert die Funktionalitäten von DMS und ECM und bietet darüber hinaus zusätzliche Features. Aufgrund des flexiblen Aufbaus eignet sich HONESTY für kleinere Unternehmen als kostengünstige Dokumentenmanagement-Software, während mittlere und große Unternehmen von den erweiterten Funktionen profitieren, die in die ECM-Kategorie fallen.
Dank innovativer Funktionen wie KI-Services, der Erstellung elektronischer Rechnungen (z. B. ZUGFeRD-/XRechnungs-Formate) und der Integration einer Buchungsmaske inklusive DATEV-Schnittstelle hat HONESTY längst den Status einer klassischen ECM-Lösung überschritten. Daher bezeichnen wir HONESTY ab Version 4.0 auch als „ECM+ Lösung“, um hervorzuheben, dass unsere Software weit mehr bietet als herkömmliche ECM-Systeme.
HONESTY ist eine echte „Information Services Platform“, die umfassende Lösungen für das Informationsmanagement in Unternehmen bietet. Mit Funktionen wie intelligenter Workflow-Steuerung, Automatisierung und digitalen Signaturen sorgt HONESTY für eine zentrale, revisionssichere und DSGVO-konforme Verwaltung aller Daten. Zudem übernimmt HONESTY als zentrale „Datendrehscheibe“ die automatische Übergabe strukturierter Informationen an ERP- oder FiBu-Systeme.
Weitere gängige Bezeichnungen für DMS, ECM und verwandte Software-Lösungen
- Records Management (RM) / Archivierungslösungen: Ein System zur Verwaltung geschäftlicher Aufzeichnungen und Archiven, das sicherstellt, dass Dokumente und Daten gemäß gesetzlichen Anforderungen aufbewahrt und vernichtet werden.
- Enterprise Information Management (EIM): Ein strategischer Ansatz zur Verwaltung aller Unternehmensinformationen. EIM umfasst DMS, ECM und weitere Datenspeicherlösungen.
- Workflow-Management-System (WMS): Software zur Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Oft in DMS/ECM-Systeme integriert, um Dokumenten- und Informationsprozesse zu steuern.
- Capture Software: Software zur Digitalisierung von Papierdokumenten, oft mit OCR (Optische Zeichenerkennung), um gescannte Dokumente durchsuchbar und bearbeitbar zu machen.
- Digital Asset Management (DAM): Software, die sich auf die Verwaltung und Organisation von digitalen Medieninhalten wie Bildern und Videos konzentriert, um einen schnellen Zugriff und eine effiziente Nutzung zu ermöglichen.
- Collaborative Document Management (CDM): Software für die gemeinsame Bearbeitung, Verwaltung und Freigabe von Dokumenten innerhalb von Teams.
- Knowledge Management System (KMS): Software zur Verwaltung und Strukturierung von Wissen innerhalb eines Unternehmens, oft integriert mit ECM.
Fazit
Die Begriffe DMS und ECM sowie ihre verwandten Systeme decken ein breites Spektrum an Funktionen ab – von der Dokumentenarchivierung über die Automatisierung von Geschäftsprozessen bis hin zur Verwaltung digitaler Inhalte. Während DMS sich auf die Dokumentenverwaltung konzentriert, bietet ECM eine umfassendere Lösung für das Management sämtlicher Unternehmensinhalte.
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