- Maria Feil
- 1. August 2025
- 4 Minuten Lesezeit
Dokumentenbasierte Prozesse gehören in vielen Unternehmen nach wie vor zum Alltag: sei es beim Einscannen von Eingangsrechnungen, dem Speichern von PDF-Dokumenten über den virtuellen Drucker oder der Übergabe von Office-Dateien in strukturierte Workflows. Mit HONESTY CONNECT, einem Add-on von HONESTY ECM, lassen sich diese Prozesse zuverlässig automatisieren.
HONESTY CONNECT ist ein Windows-basiertes Plugin, das die Verbindung zwischen lokalen Anwendungen und dem HONESTY ECM-System in der Cloud herstellt. Es bietet unter anderem:
- eine Schnittstelle für physische Scanner und virtuelle Drucker,
- die Möglichkeit, lokale Verzeichnisse zu überwachen,
- Integrationen für Microsoft Office (Word, Excel, Outlook),
- und eine Einbindung in den Windows Explorer.
In vielen Kundenunternehmen erleichtert HONESTY CONNECT dadurch das Einreichen, Verschlagworten und Weiterverarbeiten von Dokumenten ganz erheblich. Bislang gab es jedoch eine technische Einschränkung: Die Verzeichnisüberwachung funktionierte nur im angemeldeten Benutzerkontext. Dies änderte sich mit der Einführung des neuen HONESTY CONNECT Server Dienstes, einem der wichtigsten Entwicklungsschritte im Bereich Dokumentenautomatisierung seit Bestehen unserer Lösung.
Warum ein Serverdienst notwendig wurde und wie er funktioniert
Das Problem: Verzeichnisüberwachung nur im aktiven Benutzerkontext
In vielen Unternehmen wurde die Funktion zur Verzeichnisüberwachung bisher wie folgt genutzt:
- Auf dem PC eines Mitarbeitenden wird HONESTY CONNECT gestartet.
- Das Tool überwacht ein lokales oder Netzlaufwerk.
- Sobald ein neues Dokument eintrifft, wird es automatisch in HONESTY hochgeladen und weiterverarbeitet, z. B. durch Start eines Workflows oder Anwendung einer Vorlage.
Was in der Theorie einfach klingt, war in der Praxis oft problematisch:
- HONESTY CONNECT musste im Vordergrund laufen.
- Ein Benutzer musste dauerhaft angemeldet sein.
- Bei einem Reboot oder Windows-Update war der Prozess unterbrochen.
- Gerade wenn zentrale Prozesse, z. B. die automatisierte Übertragung von Dokumenten aus einer Buchhaltungssoftware oder einem ERP-System, davon abhingen, wurde diese Lösung zur Schwachstelle.
Die Lösung: Der neue HONESTY CONNECT Server Dienst
Mit dem neuen Serverdienst für HONESTY CONNECT wird dieses Problem grundlegend gelöst:
Import- und Export-Workflows laufen jetzt unabhängig von einer Benutzeranmeldung.
Das bedeutet konkret:
- Der Dienst kann auf einem Windows-Server oder Terminalserver installiert werden.
- Er läuft im Hintergrund als Windows-Dienst: unabhängig davon, ob ein Benutzer angemeldet ist.
- Die Verzeichnisüberwachung, Dateiübertragung und Workflow-Ausführung funktionieren stabil, dauerhaft und unternehmensweit.
- Technische Architektur: Trennung von UI und Dienst, Kommunikation via NamedPipe
Um diese Funktionalität umzusetzen, wurde HONESTY CONNECT intern modularisiert. Die Benutzeroberfläche bleibt erhalten, sie fungiert jedoch künftig primär als Konfigurationsoberfläche. Die Ausführung erfolgt durch den dahinterliegenden Windows-Dienst.
Die Kommunikation zwischen der Benutzeroberfläche und dem Serverdienst erfolgt über einen sogenannten „NamedPipeService“, ein schnelles, sicheres Kommunikationsprotokoll innerhalb von Windows-Systemen. Dieser Dienst nimmt die Konfiguration entgegen und führt die Befehle aus.
Nutzung auf Terminalservern: Multi-User-fähig und fehlerresistent
Gerade in IT-Umgebungen mit Terminalservern war es bisher nur auf Umwegen möglich, mehrere Nutzerprofile in unterschiedlichen Dokumentbereichen unabhängig voneinander mit eigenen Workflows und Mappen zu betreiben. Der neue Dienst löst auch dieses Problem:
- Jeder Benutzer kann eigene Import- und Exportprofile konfigurieren.
- Der Dienst erkennt die Konfiguration anhand des übermittelten Benutzernamens.
- Bei einem Übertragungsfehler oder fehlender Internetverbindung wird der entsprechende Benutzer benachrichtigt, z. B. auch der Administrator.
- Die Job-Historie bleibt getrennt und nachvollziehbar.
Dadurch wird verhindert, dass Workflows versehentlich unterbrochen werden oder Dokumente verloren gehen.
Beispiel: Eingangsrechnungen automatisch einlesen
Einer unserer Kunden, ein mittelständisches Unternehmen, nutzt einen zentralen Netzwerkscanner, um täglich bis zu 200 Eingangsrechnungen zu digitalisieren. Diese werden in einem freigegebenen Ordner gespeichert. Mit dem neuen HONESTY CONNECT Server Dienst läuft folgendes Szenario:
Der Dienst überwacht das Netzwerkverzeichnis permanent.
- Neue PDF-Dateien werden automatisch erfasst.
- Sie werden anhand eines definierten Profils klassifiziert und in HONESTY hochgeladen.
- Die Rechnung wird automatisch einem digitalen Prüf-Workflow zugeordnet.
- Der Mitarbeitende wird nur informiert, falls ein Fehler auftritt.
- Der gesamte Vorgang läuft ohne aktiven Benutzer, ohne manuelles Eingreifen, aber mit maximaler Transparenz.
Fazit: Kleine Änderung mit großem Effekt
Mit dem neuen HONESTY CONNECT Server Dienst wird aus einem praktischen Tool zur Dateiverarbeitung ein vollwertiges, serverseitiges Automatisierungsmodul.
Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick:
- Dauerhafte Verzeichnisüberwachung ohne Benutzeranmeldung
- Zentrale Verwaltung mehrerer Nutzerkonfigurationen
- Ausfallsicherer Import- und Exportworkflow
- Kompatibel mit Terminalservern und Citrix-Umgebungen
- Nahtlose Integration in bestehende HONESTY ECM-Infrastrukturen
Gerade Unternehmen, die viele wiederkehrende Dokumentenprozesse automatisieren wollen, z. B. in der Rechnungsverarbeitung, Auftragsabwicklung oder im Vertragsmanagement, profitieren unmittelbar von der neuen Lösung. Gleichzeitig reduziert sich der manuelle Aufwand und das Risiko für Prozessabbrüche oder Datenverluste.