Herausforderungen und Chancen bei Personalakten
Die zunehmende Digitalisierung sorgt auch für veränderte Anforderungen in der Arbeitswelt. Insbesondere beim Thema Personalakte gelten spezielle Rahmenbedingungen für die sensiblen Daten von Mitarbeitern und Bewerbern. Möchtest Du personenbezogene Daten DSGVO-konform und Personalakten gemäß der Aufbewahrungsfrist aufbewahren, bietet sich die Nutzung unseres Dokumentenmanagementsystems HONESTY an. Workflowgesteuerte Prozesse ermöglichen es dir, den Überblick im Bewerbermanagement zu behalten und dabei personenbezogene Daten sensibel zu behandeln, indem klare Zuständigkeiten und Zugriffe festgelegt werden. Profitiere von der Klarheit, die die geregelten Abläufe und der Überblick über Zuständigkeiten und den aktuellen Stand schafft. Im Zuge der Digitalisierung müssen wir auch Personalakten sicher und digital bearbeiten und verwalten.
Das Bearbeitungsprinzip auf einen Blick
Wenn wir mit personenbezogenen Daten von Mitarbeitern oder Bewerbern arbeiten, müssen wir besonders darauf achten, die DSGVO-Richtlinien einzuhalten. HONESTY ermöglicht Dir dabei eine genaue Zuordnung von Zugriffsberechtigungen über Rollen, um auch nur den berechtigten Personen Zugriff auf sensible Daten zu geben. Durch automatisierte Vorlagen und Workflows legen wir automatisch Mappen an, in denen wir alle Dokumente zu einem Vorgang zusammenfassen. Wir extrahieren relevante Informationen direkt aus den Dokumenten und übernehmen sie als Attribute in das System. Über die Suche und Anwendung von Filtern findest Du jederzeit alle Dokumente unmittelbar wieder.
Welche Unternehmen profitieren von HONESTY?
Unternehmen, …
1… die ein hohes Rechnungsaufkommen haben
2… für die Umweltschutz wichtig ist
3… mit Freigabe- und Genehmigungsprozessen
4… die Zeit und Geld sparen sowie ihre Qualität steigern möchten
5… mit verteilten Standorten
6… die ihre Unternehmenskommunikation verbessern möchten
Was ist eine Personalakte?
Eine Personalakte ist eine Sammlung von Dokumenten und Informationen, die ein Arbeitgeber über einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin führt. Diese Akte enthält in der Regel eine Vielzahl von Informationen, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind, wie zum Beispiel Informationen zur Einstellung, Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Zeugnisse, Schulungsunterlagen und andere wichtige Dokumente.
Der Arbeitgeber führt die Personalakte und hält sie somit vertraulich. In der Regel haben nur die Personalleitung und gegebenenfalls andere befugte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Zugang zur Personalakte. Man kann sie entweder in Papierform oder elektronisch führen.
Eine Personalakte dient verschiedenen Zwecken. Zum einen dient sie als Nachweis über die Beschäftigungsdauer und die Arbeitsbedingungen eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin. Sie kann auch bei der Durchführung von Gehaltsverhandlungen oder bei der Beurteilung der Leistung des Mitarbeiters herangezogen werden. Darüber hinaus kann die Personalakte auch bei der Entscheidungsfindung im Rahmen von Disziplinarverfahren oder Kündigungen eine wichtige Rolle spielen.
Es ist wichtig zu beachten, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, die Datenschutzbestimmungen einzuhalten, wenn sie eine Personalakte führen. Man darf beispielsweise nur relevante Informationen sammeln und muss den Zugang zur Personalakte auf autorisierte Personen beschränken. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben auch das Recht, ihre Personalakte einzusehen und gegebenenfalls Korrekturen vornehmen zu lassen, wenn die Daten unvollständig oder fehlerhaft sind.
Insgesamt ist die Personalakte ein wichtiges Instrument im Personalmanagement und eine wichtige Informationsquelle für Arbeitgeber und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die korrekte Führung einer Personalakte ist von großer Bedeutung, um eine transparente, faire und effiziente Zusammenarbeit zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu gewährleisten.
Wie lange ist die Aufbewahrungsfrist von Personalakten?
Die Aufbewahrungsfrist für Personalakten ist gesetzlich geregelt und variiert je nach Art der Dokumente und dem betroffenen Land. In Deutschland sind Unternehmen verpflichtet, bestimmte Dokumente aus der Personalakte für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren.
Man muss zum Beispiel Unterlagen wie Arbeitsverträge, Kündigungen, Zeugnisse, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsunterlagen und Unfallmeldungen mindestens 6 Jahre lang aufbewahren. Für die Aufbewahrung von Unterlagen wie Rentenanträgen, Betriebsvereinbarungen und Tarifverträgen gelten längere Fristen von bis zu 30 Jahren.
Es ist wichtig zu beachten, dass diese Fristen erst nach Ablauf des Beschäftigungsverhältnisses beginnen. Das bedeutet, dass die Aufbewahrungsfrist für die Personalakte eines Mitarbeiters erst nach dessen Ausscheiden aus dem Unternehmen beginnt.
Es gibt verschiedene Gründe, weshalb man Personalakten aufbewahren muss. Zum einen dienen sie als Nachweis über die Beschäftigungsdauer, Gehälter und Arbeitsbedingungen, was bei rechtlichen Auseinandersetzungen von Bedeutung sein kann. Man kann Personalakten auch für die Personalplanung und -entwicklung nutzen, da sie Informationen über die Fähigkeiten, Erfahrungen und Leistungen eines Mitarbeiters enthalten.
Man muss sicherstellen, dass man die Personalakten sicher aufbewahrt, um die Privatsphäre und Vertraulichkeit der Mitarbeiterdaten zu schützen. In der Regel werden Personalakten in verschlossenen Schränken oder elektronisch auf sicheren Servern aufbewahrt.
Insgesamt ist die Aufbewahrungsfrist von Personalakten ein wichtiger Bestandteil des Personalmanagements und trägt zur Erfüllung von rechtlichen Anforderungen bei. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie die geltenden Aufbewahrungsfristen einhalten und die Personalakten sicher und vertraulich aufbewahren.
Digitale Personalakte
Die Vorteile einer digitalen Personalakte sind zahlreich. Durch die zentrale Speicherung können Mitarbeiterinformationen schnell und einfach gefunden werden, was die Effizienz und Produktivität im Personalmanagement erhöht. Zudem können Unternehmen mit einer digitalen Personalakte Zeit und Platz sparen, da kein physischer Speicherplatz für Papierakten benötigt wird.
Ein weiterer Vorteil ist die verbesserte Sicherheit der Daten. Durch Zugriffsbeschränkungen und Passwortschutz können sensible Mitarbeiterdaten vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden. Zudem sind digitale Personalakten einfacher zu aktualisieren und zu teilen, was die Zusammenarbeit im Team erleichtert.
Darüber hinaus können durch die Verwendung von digitalen Personalakten auch Umweltvorteile erzielt werden, da weniger Papier verwendet wird und somit Ressourcen geschont werden.
Es gibt jedoch auch einige Herausforderungen bei der Implementierung einer digitalen Personalakte, wie zum Beispiel die Sicherstellung der Datenintegrität und die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen. Es ist wichtig sicherzustellen, dass alle Mitarbeiterdaten sicher und vertraulich behandelt werden, um Vertrauen und Transparenz innerhalb des Unternehmens zu fördern.
Insgesamt kann eine digitale Personalakte die Effizienz und Produktivität im Personalmanagement steigern, während sie gleichzeitig für eine verbesserte Datensicherheit und Nachhaltigkeit sorgt. Unternehmen sollten jedoch sicherstellen, dass sie alle Aspekte der Implementierung sorgfältig planen und alle relevanten Datenschutzbestimmungen einhalten, um die Vorteile der digitalen Personalakte bestmöglich nutzen zu können.
Wie funktioniert die Personalakte mit HONESTY?
Eingang der Bewerbung
Zunächst übertragt HONESTY die Bewerbung entweder automatisiert per E-Mail in das System oder Du scannst sie als Papierdokument ein.
Erstellung der Personalkennung
HONESTY fasst die zugehörigen Dokumente automatisch in einer Mappe zusammen und erstellt eine Personalkennung.
Bearbeitung der Bewerbung
Im Anschluss bearbeiten die Verantwortlichen die Bewerbung. Dabei wird je nach Einschätzung eine Einladung oder eine Absage versendet.
Teamarbeit und Kommunikation
Archiv
Wenn Du eine Einladung versendest, archiviert HONESTY die Dokumente. Falls Du eine Absage versendest, löscht HONESTY die Unterlagen DSGVO-konform und fristgerecht.