Eingangsrechnung

Eingangsrechnungen sind Rechnungen, die in Unternehmen eingehen. Einer Rechnung voraus geht eine Vereinbarung eines Vertrags zwischen einem Käufer und einem Verkäufer. Der Käufer ist dabei der Adressat der Rechnung, während der Verkäufer der Dienstleister oder Lieferant der bestimmten Produkte oder Leistungen ist. Der Verkäufer teilt dem Käufer mithilfe der Rechnung die Höhe der Kosten im Rahmen der Leistung mit sowie Informationen über und außerdem eine Frist, in der die Zahlung getätigt werden soll.

Die Ausgangsrechnung bildet wie der Name schon sagt das Gegenstück zur Eingangsrechnung. Dabei geht es nicht um Rechnungen, die in ein Unternehmen eingehen, sondern Rechnungen, die das Unternehmen selbst an andere ausstellt. Im Gegensatz zur Eingangsrechnung muss hier zunächst eine Ausgangsrechnung für Produkte oder Dienstleistungen erstellt und anschließend dem Empfänger zugestellt werden. Weiterhin ist bei der Ausgangsrechnung die Kontrolle über den Eingang der Zahlung ein wichtiger Aspekt des Prozesses.

Durch die Definitionen der Eingangsrechnung und Ausgangsrechnung wird deutlich, dass jede Rechnung sowohl eine Eingangsrechnung als auch eine Ausgangsrechnung ist. Es kommt dabei viel mehr auf die Position an, die man einnimmt. Für den Ersteller der Rechnung ist sie dementsprechend eine Ausgangsrechnung. Die gleiche Rechnung ist beim Adressaten dann eine Eingangsrechnung. Bei den Begriffen wird der Fokus also deutlich auf die Sichtweise der Akteure gelegt und weniger auf eine allgemeine Trennung zwischen verschiedenen Arten von Rechnungen.

Für die Buchhaltung ist beim Buchen von Eingangsrechnungen besonders wichtig, welche Konten davon berührt werden. Mit der Eingangsrechnung wird die Verbindlichkeit des Adressaten gegenüber dem Dienstleister oder Lieferanten deutlich gemacht. Die Rechnung ist dabei der zugehörige Beleg für diese offene Forderung. Durch die Eingangsrechnung steigen die Verbindlichkeiten, während durch Ausgangsrechnungen die offenen Forderungen gegenüber anderen steigen. Bei der Buchung einer Eingangsrechnung sind verschiedene Konten beteiligt, wie zum Beispiel das Konto “Eingangsrechnung” und das Konto “Verbindlichkeiten”.

Eine EIngangsrechnung muss 10 Jahre aufbewahrt werden. Allgemein müssen alle Rechnungen, die eine umsatzsteuerliche Relevanz haben, nach Abgabenordnung (AO) und Handelsgesetzbuch (HGB) für 10 Jahre von Unternehmen aufbewahrt werden. Diese Aufbewahrungsfrist gilt sowohl für Eingangsrechnungen als auch für Ausgangsrechnungen. Diese 10-jährige Aufbewahrungsfrist startet mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung erstellt wurde, also dem 31.12.

Sobald man eine Ware oder Dienstleistung bestellt, wird im Anschluss daran durch den Erbringer der Leistung eine Rechnung für die erbrachte Leistung erstellt und an den Empfänger der Leistung adressiert. Es gibt einige Pflichtangaben für Eingangsrechnungen, die auf jeder Rechnung zu finden sein müssen. Das sind neben Angaben zu Empfänger und Erbringer der Leistung das Datum der Ausstellung der Rechnung und die Nummer der Rechnung sowie Informationen über die erbrachte Leistung und das geforderte Entgelt.

Eine fehlerhafte Eingangsrechnung ist eine Rechnung, die von einem Lieferanten oder Dienstleister an ein Unternehmen gesendet wird, die ungenau oder unvollständig ist. Das kann dazu führen, dass der Betrag der Rechnung nicht korrekt ist, wichtige Details zu den gelieferten Produkten oder Dienstleistungen fehlen oder die Mehrwertsteuer falsch berechnet ist.

E-Rechnungen sind elektronisch erstellte und versendete Rechnungen. Diese werden im PDF-Format verschickt und können von jedem Empfänger mit einem PDF-Reader geöffnet werden. Im Gegensatz zu Rechnungen in Papierform müssen E-Rechnungen nicht mehr gedruckt, unterschrieben und per Post verschickt werden. Wenn Du Deine Eingangsrechnungen digitalisieren möchtest, werden für die Verarbeitung der E-Rechnung häufig DMS-Systeme eingesetzt.