- Maria Feil
- 3. Oktober 2025
- 4 Minuten Lesezeit
Digitale Systeme sind heute unverzichtbar – aber ihre Bedienung ist oft komplex. Gerade in Unternehmen mit vielen Prozessen, Modulen und Nutzern kommt es schnell zu Fragen:
Wo finde ich das richtige Dokument?
Wie starte ich einen Workflow?
Welche Felder muss ich in diesem Formular ausfüllen?
Bisher bedeutete das: Handbücher wälzen, Schulungen buchen oder den Support anrufen. Das kostet Zeit, Geld und Nerven – und lenkt Dich und Dein Team von den eigentlichen Aufgaben ab.
Genau hier setzt die KI-gestützte HONESTY-Hilfe an. Sie kombiniert das klassische Benutzerhandbuch mit einem intelligenten Chatbot, der Dich direkt im System unterstützt – individuell, verständlich und sofort verfügbar.
Von klassischen Handbüchern zu interaktiver Unterstützung
Traditionelle Benutzerhilfen haben drei große Probleme:
- Unübersichtlichkeit – lange PDF-Dokumente oder Intranetseiten sind schwer zu durchsuchen.
- Veraltete Informationen – Handbücher sind oft nicht auf dem neuesten Stand.
- Geringe Praxisnähe – die Informationen sind allgemein formuliert und passen nicht zu Deinem konkreten Anwendungsfall.
Die HONESTY-Hilfe geht einen anderen Weg: Sie ist interaktiv, KI-gestützt und direkt in den Arbeitsalltag integriert. Das bedeutet: Statt lange zu suchen, stellst Du einfach Deine Frage – und bekommst sofort eine Antwort, die auf Deine aktuelle Aufgabe zugeschnitten ist.
Wie die KI-gestützte Hilfe funktioniert
Die HONESTY-Hilfe basiert auf drei Elementen:
- Kontextsensitivität: Die KI erkennt, in welchem Modul oder Arbeitsschritt Du Dich befindest und liefert relevante Infos.
- Dialogorientierung: Statt starrer FAQs interagierst Du mit einem Chatbot, der Rückfragen stellt und Vorschläge macht.
- Lernfähigkeit: Die KI verbessert sich kontinuierlich durch Feedback und durch die Analyse wiederkehrender Fragen.
Beispiel:
Du erfasst gerade eine Eingangsrechnung und bist unsicher, welche Pflichtfelder im Formular notwendig sind. Statt das Handbuch zu durchsuchen, fragst Du einfach:
„Welche Felder muss ich für eine Eingangsrechnung ausfüllen?“
Die KI-Hilfe zeigt Dir sofort die richtigen Felder an – inklusive kurzer Erklärung, warum diese wichtig sind.
Die Vorteile für Dein Unternehmen
Die Einführung einer KI-gestützten Benutzerhilfe bringt eine Vielzahl an Vorteilen:
- Mehr Effizienz
- Weniger Schulungsaufwand für neue Mitarbeiter
- Schnellere Einarbeitung in neue Module oder Updates
- Direkte Antworten ohne Umwege über Support oder Handbuch
- Geringere Fehlerquote
- Korrekte Eingaben durch kontextbezogene Hinweise
- Prävention typischer Anwenderfehler (z. B. falsche Datenfelder oder unvollständige Workflows)
- Höhere Zufriedenheit im Team
- Mitarbeiter haben mehr Sicherheit im Umgang mit dem System
- Frust durch langes Suchen oder Support-Tickets wird vermieden
- Individuelles Lerntempo statt starre Schulungen
- Flexibilität & Individualisierung
- Die KI-Hilfe kann mehrsprachig genutzt werden
- Unternehmen können eigene Inhalte einpflegen (z. B. spezifische Prozessrichtlinien)
- Anpassbar an Rollen: Ein Projektleiter braucht andere Infos als die Buchhaltung
Praxisbeispiele: So sieht das in der Realität aus
- Beispiel 1: Rechnungsfreigabe
Ein Mitarbeiter ist neu im Team und soll zum ersten Mal eine Rechnung prüfen. Statt einen Kollegen zu fragen, öffnet er die HONESTY-Hilfe und gibt ein: „Wie prüfe ich eine Rechnung?“ → Die KI zeigt Schritt für Schritt, welche Buttons zu klicken sind, welche Fristen gelten und wie die Freigabe protokolliert wird.
- Beispiel 2: Mehrsprachigkeit
Ein internationaler Standort arbeitet mit HONESTY. Die KI-Hilfe ist in der jeweiligen Landessprache verfügbar und erklärt dieselben Prozesse ohne Sprachbarrieren.
- Beispiel 3: Updates & neue Funktionen
Nach einem Update gibt es neue Möglichkeiten im Workflow-Modul. Statt lange Trainings anzusetzen, informiert die KI-Hilfe die Mitarbeiter direkt im System, wenn sie das Modul nutzen – praxisnah und sofort anwendbar.
Abgrenzung zu klassischen Tools (Google Drive, SharePoint & Co.)
Viele Unternehmen arbeiten noch mit Dokumentenablagen wie Google Drive, OneDrive oder SharePoint. Diese Tools sind praktisch, aber sie liefern keine interaktive Hilfe. Wenn ein Mitarbeiter nicht weiß, wie ein Dokument abgelegt, geteilt oder verschlagwortet werden soll, bleibt die Antwort aus.
HONESTY geht hier deutlich weiter: Die Kombination aus DMS-Funktionalität und KI-gestützter Benutzerhilfe bedeutet:
- Sofortige Unterstützung bei allen Arbeitsschritten
- Prozesswissen wird zentral im System vermittelt
- Unternehmen sind unabhängig von externen Schulungen oder Supportstrukturen
Zukunftsausblick: Benutzerhilfe als intelligenter Assistent
Die HONESTY-Hilfe ist mehr als ein „digitales Handbuch“ – sie entwickelt sich zum persönlichen Assistenten im Arbeitsalltag. Künftig wird sie nicht nur Fragen beantworten, sondern auch proaktiv Hinweise geben:
- „Achte darauf, dass dieses Feld Pflicht ist.“
- „Möchtest Du den Workflow direkt abschließen?“
- „Diese Aufgabe ähnelt einer, die Du letzte Woche erledigt hast – möchtest Du dieselben Schritte anwenden?“
Damit wird die Benutzerhilfe ein echter Produktivitäts-Booster.
Fazit
Die KI-gestützte HONESTY-Hilfe sorgt dafür, dass Deine Mitarbeiter jederzeit die richtige Unterstützung haben – ohne Schulungen, ohne Wartezeiten, ohne Umwege. Sie steigert die Effizienz, reduziert Fehler und macht die Arbeit mit HONESTY ECM angenehmer.
Erfahre mehr über die interaktive Benutzerhilfe in HONESTY:
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