- Maria Feil
- 12. September 2025
- 4 Minuten Lesezeit
In jedem Unternehmen entstehen täglich unzählige Dokumente: Rechnungen, Verträge, Lieferscheine, Bestellungen oder Protokolle. Sie enthalten Informationen, die für strategische wie operative Entscheidungen entscheidend sind. Doch sie bleiben oft verborgen in Aktenordnern, Netzlaufwerken, Cloud-Speichern oder klassischen DMS-Systemen.
Das Problem: Wer eine bestimmte Zahl benötigt, muss meist lange suchen, Dokumente manuell prüfen und Informationen zusammenstellen. Für spontane Ad-hoc-Auswertungen, wie sie Führungskräfte oder Fachabteilungen regelmäßig benötigen, ist dieser Aufwand zu hoch.
Mit dem Kennzahlen-Chat in HONESTY ECM wird dieser Prozess revolutioniert: Statt Trefferlisten liefert die KI konkrete Antworten – sofort, zuverlässig und nachvollziehbar.
Von der Dokumentenablage zum Wissensassistenten
Der Kennzahlen-Chat baut auf der KI-basierten Dokumentenklassifikation und -extraktion in HONESTY auf. Relevante Attribute, etwa Rechnungsbeträge, Vertragslaufzeiten oder Lieferantennamen, werden automatisch erkannt, strukturiert gespeichert und stehen damit für Abfragen bereit.
Über den Kennzahlen-Chat kannst Du diese Werte einfach per natürlicher Sprache abfragen. Die KI durchsucht die Datenbank, aggregiert die Ergebnisse und stellt sie in verständlicher Form dar.
Beispiele aus der Praxis
- Finanzen: „Wie hoch war unser Umsatz im August 2025?“ → Summe aller Rechnungsbeträge im Zeitraum.
- Einkauf: „Welche Bestellungen überschreiten das Budget von Projekt X?“ → Übersicht mit Beträgen und zugehörigen Lieferanten.
- Vertragsmanagement: „Welche Verträge laufen im 4. Quartal 2025 aus?“ → Liste der relevanten Verträge mit Kündigungsfristen.
- HR: „Wie viele Fehltage gab es im Team Vertrieb im letzten Quartal?“ → Summierte Werte aus HR-Dokumenten.
→ Statt dutzende Dokumente zu öffnen, erhältst Du sofort die aggregierte Antwort.
Effizienzsteigerung im Alltag
- Ad-hoc Reporting: Keine manuelle Filterung oder Exporte nötig. Antworten entstehen direkt aus Deinen Dokumenten.
- Transparenz: Alle Kennzahlen stammen aus nachvollziehbaren Quellen. Jede Antwort kann auf die ursprünglichen Dokumente zurückgeführt werden.
- Fehlerreduktion: Automatisierte Aggregation verhindert Übertragungs- oder Tippfehler, die bei manueller Datenerfassung häufig auftreten.
- Schnellere Entscheidungen: Führungskräfte und Teams können auf Basis von Echtzeitdaten handeln.
Sicherheit und Vertrauen
Der Kennzahlen-Chat in HONESTY ECM folgt den gleichen Grundprinzipien wie alle KI-Funktionen in der Plattform:
- Rollenbasierter Zugriff: Nur wer berechtigt ist, sieht bestimmte Daten.
- Hosting in Deutschland: Keine Daten verlassen den Einflussbereich Deines Unternehmens.
- Nachvollziehbarkeit: Jede KI-Antwort ist mit den zugrunde liegenden Dokumenten verknüpft.
Fazit
Mit dem Kennzahlen-Chat wird Dein Dokumentenmanagement zu einem aktiven Informationsassistenten:
- Statt auf Trefferlisten blickst Du direkt auf Ergebnisse.
- Statt langer Suche erhältst Du Antworten in Sekunden.
- Statt isolierter Dokumente entsteht eine integrierte Wissensbasis für Dein Unternehmen.
So verwandelt HONESTY ECM dokumentenbasierte Prozesse von einer lästigen Pflicht in eine strategische Ressource.