- Maria Feil
- 12. September 2025
- 4 Minuten Lesezeit
Viele Unternehmen experimentieren bereits mit KI-Tools, um Dokumente zu analysieren oder Fragen zu beantworten. Denn Dokumente enthalten wichtige Informationen für Entscheidungen, Projekte und operative Abläufe. Doch oft war es bisher mühsam, diese Informationen zu finden. Wer schon einmal stundenlang nach einer Vertragsklausel oder nach der genauen Summe aller Rechnungen für einen bestimmten Lieferanten gesucht hat, kennt das Problem: Dokumente sind zwar digital vorhanden, aber ohne gezielte Suche schwer nutzbar.
Viele Unternehmen setzen deshalb auf Künstliche Intelligenz (KI). Doch klassische Sprachmodelle wie ChatGPT haben eine Schwäche: Sie liefern zwar beeindruckende Texte, wissen aber nichts über die individuellen Unternehmensdokumente. Die Antworten sind daher häufig unvollständig, nicht nachvollziehbar oder schlicht falsch.
Die Folge:
- Unzuverlässige Ergebnisse ohne Bezug zur Realität
- Keine Nachvollziehbarkeit, woher die Information stammt
- Datenschutzrisiken, wenn sensible Dokumente an fremde Server übertragen werden
HONESTY ECM geht daher einen Schritt weiter: Mit dem Dokumenten-Chat auf Basis von Retrieval-Augmented Generation (RAG) wird unsere KI für Dich nicht nur smart, sondern auch verlässlich.
RAG: Kontext statt Black Box
Sprachmodelle arbeiten statistisch: Sie berechnen die wahrscheinlichste Antwort, unabhängig davon, ob diese in Deinen Dokumenten steht oder nicht. Für private Recherchen mag das ausreichen. Für Geschäftsentscheidungen ist es riskant.
Retrieval-Augmented Generation (RAG) löst diese Probleme. Das Prinzip besteht aus zwei Schritten:
1. Retrieval (Abruf): Zuerst werden bis zu 100 relevante Dokumente oder Textstellen zu deiner Frage in deinem Prompt aus Deiner HONESTY-Instanz gesucht.
2. Augmented Generation: Diese Inhalte werden unserer KI als „Kontext“ bereitgestellt, bevor eine Antwort generiert wird.
Der entscheidende Unterschied: Die Antwort basiert auf Deinen echten Unternehmensdokumenten – nicht auf einem anonymen Trainingsdatensatz.
Deine Vorteile:
- Präzise Antworten statt unsicherer Vorschläge
- Transparenz durch Quellenangaben
- Vollständige Verarbeitung innerhalb Deiner IT-Umgebung
Praxisnahe Anwendungsfälle für den Dokumenten-Chat in HONESTY
Vertragsmanagement
Frage: „Welche Verträge verlängern sich automatisch um 12 Monate?“
Antwort: HONESTY durchsucht alle relevanten Vertragsdokumente, filtert die Passagen mit Verlängerungsklauseln und zeigt eine Liste mit Verweis auf die Originaldokumente.
Projektmanagement
Frage: „Welche Protokolle betreffen das Projekt Alpha?“
Antwort: HONESTY erkennt thematische Zusammenhänge in Besprechungsprotokollen und erstellt eine Übersicht.
Einkauf
Frage: „Vergleiche alle Angebote zur Beschaffung der neuen Fräsmaschine.“
Antwort: HONESTY arbeitet Gemeinsamkeiten und Unterschiede aus allen betreffenden Angeboten heraus, sogar wenn sie in unterschiedlichen Sprachen vorliegen.
Controlling
Frage: „Vergleiche Rechnung, Bestellung und Lieferschein zur Re-Nr. 3423141“.
Antwort: HONESTY ermittelt, ob geliefert, wie bestellt wurde, und ob fakturiert wie geliefert wurde. Auch eigene Anmerkungen auf dem Lieferschein werden berücksichtigt.
Vorteile auf einen Blick
- Zuverlässigkeit: Antworten basieren auf echten, aktuellen Unternehmensdaten.
- Effizienz: Kein manuelles Suchen, Filtern und Zusammenkopieren von Informationen.
- Transparenz: Jede Antwort ist prüfbar und mit Quelle verknü
- Compliance: Daten bleiben in Deinem Unternehmen, Hosting erfolgt in Deutschland.
- Skalierbarkeit: Einsetzbar in Finanzen, HR, Einkauf, Projekten und mehr.
Abgrenzung zu klassischen Chatbots oder Cloud-Ablagen
Viele Systeme liefern bei einer Suchanfrage lediglich eine Trefferliste. Die eigentliche Arbeit, Dokument öffnen, Textstellen prüfen, Inhalte übertragen, bleibt an Dir hängen.
Der Dokumenten-Chat in HONESTY mit RAG geht weiter:
- Statt einer Trefferliste erhältst Du konkrete Antworten.
- Jede Antwort enthält eine Verlinkung zur Quelle: für Nachvollziehbarkeit und Revision.
- Alles geschieht innerhalb der HONESTY-Umgebung, die ausschließlich in deutschen Rechenzentren betrieben wird: DSGVO-konform und ohne Weitergabe an Dritte.
- HONESTY arbeitet nicht „nur“ mit einer Schnittstelle zu einem der bekannten KI-Anbieter, sondern auf eine anspruchsvolle Eigenentwicklung. So stellen wir sicher, dass keines deiner Dokumente, keiner deiner Prompts und keines der Ergebnisse aus deiner HONESTY-Instanz abfließt.
Im Vergleich zu Cloud-Drives wie Google Drive, OneDrive oder SharePoint ist HONESTY nicht nur Speicherplatz, sondern ein intelligenter Assistent, der Inhalte versteht und kontextbezogen verfügbar macht.