- Maria Feil
- 5. September 2025
- 4 Minuten Lesezeit
In jedem Unternehmen sind täglich Mengen an Dokumenten, wie Rechnungen, Verträge, Lieferscheine, Handbücher, E-Mails oder interne Notizen, zu verarbeiten. Diese Dokumente enthalten wertvolle Informationen, die für Prozesse und Entscheidungen entscheidend sind. Doch oft bleiben die Inhalte unstrukturiert und müssen von Mitarbeitenden mühsam manuell erschlossen werden.
Genau hier setzt moderne Dokumentenverarbeitung mit HONESTY ECM an. Nachdem Dokumente automatisch klassifiziert werden können, folgt der nächste logische Schritt: die Extraktion von Schlüsselinformationen ohne aufwendiges Anlernen oder vordefinierte Layouts.
Das bedeutet: Egal, wie ein Dokument aufgebaut ist oder in welchem Format es vorliegt: relevante Informationen wie Rechnungsnummer, Zahlungsziel, Vertragspartner oder Projektnummer werden automatisch erkannt und strukturiert ausgegeben.
Das Ziel: Dokumente nicht nur digital abzulegen, sondern Inhalte sofort nutzbar zu machen: für Workflows, Analysen und intelligente Assistenzsysteme.
Kein Anlernen, keine Layout-Vorgaben
Klassische Ansätze der Informationsextraktion erfordern oft Trainingsphasen oder die Definition von festen Vorlagen. Das ist fehleranfällig und unflexibel, besonders wenn sich Dokumentenlayouts ändern oder neue Dokumententypen hinzukommen.
Mit HONESTY entfällt dieser Aufwand: Die KI erkennt relevante Attribute direkt anhand des Dokumententyps, ohne dass zuvor Regeln oder Templates erstellt werden müssen.
Beispiel: Eine neu eingehende Rechnung eines Lieferanten wird sofort als solche erkannt und Schlüsselinformationen wie Rechnungsnummer, Datum und Zahlungsziel werden automatisch extrahiert, auch wenn das Layout von früheren Rechnungen abweicht.
Effizienzsteigerung in Workflows
Die gewonnenen Informationen sind mehr als reine Datenpunkte. Sie bilden die Basis für manuelle und automatische Bearbeitungsschritte:
- Zuweisung zu Bereichen, Rollen oder Teams: Eine Rechnung über einem bestimmten Betrag landet automatisch im Freigabepool der Finanzabteilung.
- Automatische Workflow-Auslösung: Ein Vertrag mit ablaufendem Kündigungstermin erzeugt eine Erinnerung im Aufgabenmanagement.
- Verknüpfung mit anderen Systemen: Extrahierte Projektnummern können direkt in ERP- oder CRM-Systeme übernommen werden.
- Suche, Zusammenfassung und mehr: Per Chat können Auswertungen über die Werte erstellt werden. Oder es werden gezielt alle Dokumente gesucht, die bestimmten Werten und Vorgaben entsprechen.
So entsteht eine durchgängige Prozessunterstützung, die sowohl Zeit spart als auch Fehlerquellen reduziert.
Unterstützung im "Kennzahlen-Chat"
Neben Workflows profitieren auch KI-gestützte Assistenzfunktionen von den strukturierten Daten. Im „Kennzahlen-Chat“ können Mitarbeitende zum Beispiel fragen:
- „Wie hoch war das Rechnungsvolumen im Juli?“
- „Welche Verträge mit Lieferant X laufen in den nächsten drei Monaten aus?“
- „Zeig mir Bestellungen über 5.000 € seit Januar 2025.“
Die Antworten basieren nicht auf freiem Textverständnis, sondern auf den zuvor extrahierten Attributen: zuverlässig, nachvollziehbar und mit Quellenangabe.
Bessere Datenqualität und Compliance
Ein weiterer Vorteil: Informationen werden konsistent und vollständig erfasst. Dadurch lassen sich nicht nur Prozesse automatisieren, sondern auch regulatorische Anforderungen einfacher erfüllen. Rollenbasierter Zugriff sorgt dafür, dass nur berechtigte Personen sensible Inhalte einsehen oder bearbeiten können.
Konkrete Anwendungsfälle
Die Informationsextraktion eröffnet zahlreiche praktische Szenarien:
- Rechnungsverarbeitung: Beträge, Zahlungsziele und Lieferantendaten automatisch auslesen und in Buchhaltungssysteme überführen.
- Vertragsmanagement: Kündigungsfristen, Vertragsparteien und Laufzeiten extrahieren, um Risiken frühzeitig zu erkennen.
- Lieferantenmanagement: Konditionen oder Preise strukturiert ablegen, um Vergleiche und Auswertungen zu erleichtern.
- Projektarbeit: Dokumente wie Angebote oder Berichte automatisch mit Projektnummern verknüpfen.
- Compliance & Audit: Alle relevanten Informationen strukturiert und nachvollziehbar dokumentieren.
Fazit
Informationsextraktion ist weit mehr als ein technischer Zwischenschritt. Sie bildet die Grundlage dafür, dass Dokumente nicht nur archiviert, sondern aktiv in Geschäftsprozesse eingebunden werden.
Mit HONESTY ECM gelingt dieser Schritt ohne aufwendiges Anlernen oder Layoutdefinitionen. Unternehmen profitieren von:
- Direkter Nutzbarkeit von Dokumenteninhalten
- Automatisierten Workflows und klaren Zuständigkeiten
- Unterstützung durch intelligente Chats und Kennzahlen-Abfragen
- Hoher Datenqualität und rechtlicher Sicherheit
Damit wird dokumentenbasiertes Arbeiten nicht nur effizienter, sondern auch transparenter und verlässlicher.
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