- Maria Feil
- 15. August 2025
- 4 Minuten Lesezeit
In jedem Unternehmen stecken in unzähligen Dokumenten wertvolle Informationen: von Verträgen über Rechnungen, von Produktbroschüren über Präsentationen bis hin zu Projektdokumentationen. Das Problem: Dieses Wissen ist oft schwer zugänglich. Manuelles Suchen kostet Zeit, Nerven und Geld. Selbst moderne Dokumentenmanagementsysteme (DMS) stoßen an ihre Grenzen, wenn es um die intelligente Verknüpfung und Nutzung dieser Inhalte geht.
Hier setzt Document Intelligence an: Der nächste Schritt in der Entwicklung von Dokumentenmanagement: mit Künstlicher Intelligenz (KI), die Inhalte nicht nur verwaltet, sondern aktiv versteht, verknüpft und nutzbar macht.
Stell Dir vor, Du könntest in Deinem Unternehmen einfach fragen:
„Welche Verträge laufen in den nächsten drei Monaten aus und enthalten eine Kündigungsfrist von weniger als 30 Tagen?“
und bekämst in Sekunden eine vollständige, präzise Antwort, inklusive Quellenangabe.
Genau das ermöglicht Document Intelligence.
Die Vorteile im Überblick
Unternehmenswissen aktivieren
Document Intelligence macht aus einem passiven Dokumentenarchiv eine aktive Wissensbasis. Anstatt Informationen manuell zu durchsuchen, kannst Du natürliche Fragen stellen und erhältst fundierte Antworten, die auf Deinen eigenen Dokumenten basieren.
Beispiel Ad-hoc Rechechen:
Deine Einkaufsabteilung möchte wissen, ob ein bestimmter Lieferant in den letzten zwölf Monaten mehr als 100.000 € Umsatz mit deinem Unternehmen gemacht hat. Die KI durchsucht automatisch alle relevanten Rechnungen, extrahiert die Werte und gibt Dir die Summe, mit Link zu den einzelnen Belegen.
Effizienz und Geschwindigkeit
Wiederkehrende Aufgaben wie das Klassifizieren von Belegen, das Extrahieren von Beträgen oder das Erstellen von Zusammenfassungen lassen sich automatisieren. Das verkürzt Bearbeitungszeiten erheblich, in manchen Prozessen um bis zu 90%.
Praxiswert: Wenn die Bearbeitung einer Rechnung im Schnitt 14,00 € kostet, kann eine Einsparung von 90 % pro Beleg schnell fünfstellige Beträge im Jahr ausmachen.
Sicherheit und Compliance – „KI ohne USA“
Viele Unternehmen zögern zurecht, KI einzusetzen, weil sie ihre sensiblen Daten nicht in fremde Cloud-Dienste laden wollen. Document Intelligence bei HONESTY wird in Deutschland gehostet, DSGVO-konform betrieben und garantiert, dass alle Dokumente und Prompts in Deiner Unternehmenssphäre bleiben.
Rollenbasierter Zugriff stellt sicher, dass nur befugte Personen bestimmte Informationen sehen, egal ob im Vertrieb, in der Buchhaltung oder in der Geschäftsführung.
Mehr als nur Suche: Kontext verstehen
Klassische Volltextsuche liefert oft eine Liste von Treffern, aber nicht die konkrete Antwort. Document Intelligence nutzt Retrieval-Augmented Generation (RAG):
- Relevante Inhalte aus Deinen Dokumenten werden gesucht.
- Diese Inhalte werden der KI als Kontext übergeben.
- Die KI formuliert eine präzise Antwort mit Zitationen.
- So entsteht ein „Unternehmens-Chatbot“, der wie ein kompetenter Kollege Fragen beantwortet, immer mit Bezug auf Deine eigenen Daten.
Breites Einsatzspektrum
Document Intelligence unterstützt zahlreiche Anwendungsfälle:
- Rechnungsverarbeitung: Beträge, Zahlungsziele, Lieferanten automatisch erfassen
- Vertragsmanagement: Kündigungsfristen, Klauseln oder Preisänderungen abfragen
- Projektarbeit: Inhalte aus technischen Dokumentationen extrahieren
- Wissensmanagement: Unternehmensrichtlinien, FAQs oder Handbücher in natürlicher Sprache abrufen
- Mehrsprachigkeit: Dokumente übersetzen und mehrsprachig beantworten
Beispiel Kundenservice: Dein Support erhält eine Frage zu einem speziellen Vertragsabschnitt. Statt sich durch hunderte Seiten zu arbeiten, kann er die Frage direkt an Document Intelligence stellen und in Sekunden die relevante Passage zitieren lassen.
Zusammenfassung Document Intelligence
- Aktivierung Deines Unternehmenswissens: Informationen werden nicht nur gespeichert, sondern sofort nutzbar.
- Effizienzgewinne: Prozesse laufen schneller, genauer und mit weniger manueller Arbeit.
- Höchste Sicherheit: DSGVO-konform, gehostet in Deutschland, mit klaren Zugriffsrechten.
- Praxisrelevanz: von der Buchhaltung über den Vertrieb bis zum Management.
Es ist der Schritt vom reinen Dokumentenmanagement zur intelligenten, unternehmensweiten Wissensplattform.
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