- Maria Feil
- 29. August 2025
- 3 Minuten Lesezeit
Unternehmen erzeugen und verwalten tagtäglich enorme Mengen an Dokumenten: Rechnungen, Verträge, Lieferscheine, E-Mails, Handbücher oder Projektberichte. All diese Unterlagen enthalten wertvolles Wissen, das für Geschäftsentscheidungen und Prozesse entscheidend ist. Doch häufig bleiben sie in Aktenordnern, Dateiordnern oder verschiedenen Systemen verborgen und damit ungenutzt.
Genau hier setzt die KI-gestützte Dokument-Klassifikation an: Sie ordnet Dokumente automatisch den richtigen Kategorien zu und schafft damit die Grundlage für alle weiteren Verarbeitungsschritte. Statt wertvolle Zeit mit manueller Sortierung und Zuordnung zu verlieren, übernimmt eine KI diese Aufgabe zuverlässig, schnell und nachvollziehbar.
Für Dein Unternehmen bedeutet das: Mehr Effizienz, weniger Fehler und eine strukturierte Datenbasis, auf der weitere Automatisierungen aufbauen können.
Automatisierte Erkennung von Dokumenttypen
Ein klassisches Beispiel ist die Eingangsrechnung:
Mit HONESTY ECM wird sie automatisch als Rechnung erkannt, klassifiziert und kann anschließend in Systemen wie SMACC oder der Finanzbuchhaltung weiterverarbeitet werden .
Das gleiche Prinzip funktioniert für viele andere Dokumentarten:
- Verträge
- Lieferscheine
- Bestellungen
- Personalunterlagen
- Technische Handbücher
- Kundenanfragen
aber auch branchenspezifischen Dokumenten wie:
- Wiegescheine
- Produktdatenblätter
- QM-Dokumentationen
- Und viele mehr
So werden aus unübersichtlichen Dokumentenbergen strukturierte Informationsquellen.
Weniger Aufwand, mehr Genauigkeit
Manuelle Klassifikation ist nicht nur fehleranfällig, sondern bindet auch Ressourcen, die besser an anderer Stelle eingesetzt werden können. KI-basierte Systeme arbeiten konsistent, rund um die Uhr und mit einer Genauigkeit, die menschliche Bearbeitung in vielen Fällen übertrifft, zumal die KI anhand korrekt klassifizierter Dokumente sukzessive dazulernt.
Grundlage für weitere Automatisierung
Die Klassifikation ist nicht Selbstzweck, sondern Ausgangspunkt für weitere Verarbeitungsschritte:
- Automatisierte Workflows (z. B. Freigabeprozesse für Rechnungen)
- Intelligente Suche nach bestimmten Dokumenteninhalten
- Chatbots, die Fragen zu Verträgen oder Richtlinien beantworten
- Zusammenfassungen langer Dokumente
- Compliance-konforme Archivierung
Kurz gesagt: Ohne die richtige Klassifikation gibt es keine fundierte Basis für KI-Agenten und smarte Automatisierung.
Sicherheit und Compliance im Blick
Gerade im Mittelstand ist Vertrauen entscheidend. Mit HONESTY ECM bleibt Dein Unternehmenswissen sicher in Deiner eigenen Umgebung:
Rollenbasierter Zugriff: Jeder Mitarbeitende sieht nur, was für ihn relevant ist.
Nachvollziehbarkeit: Jede Klassifikation ist mit den Originaldokumenten verknüpft.
Kontrolle: Jede Klassifikation kann vom Anwender überprüft und ggf. korrigiert werden.
Datenschutzkonformität: Unsere Lösung wird in Deutschland gehosted und betrieben, es findet keine Übertragung der Dokumente an Drittanbieter statt.
So wird KI nicht zum Risiko, sondern zu einem verlässlichen Werkzeug im Arbeitsalltag.
Zusammenfassung: Dokumentenklassifikation als Basis für automatisierte und KI-gestützte Dokumentprozesse
Die KI-basierte Dokument-Klassifikation ist der erste, entscheidende Schritt, um Dokumentenprozesse in Deinem Unternehmen effizienter zu gestalten. Sie spart Zeit, reduziert Fehler und schafft eine strukturierte Datenbasis, auf der intelligente Workflows, smarte Suche oder KI-Agenten aufbauen können.
Anstatt Dokumente nur zu archivieren, werden sie so zu einer aktiven Wissensquelle, die Dein Unternehmen von der Buchhaltung über den Einkauf bis zum Service im Tagesgeschäft unterstützt.
Möchtest Du erfahren, wie Du die Dokumentenklassifikation mit HONESTY ECM in Deinem Unternehmen einsetzen kannst?
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