Warum Google Drive nicht die beste Lösung für Deine Dokumentenablage ist

Google Drive ist in vielen Unternehmen als unkomplizierte Lösung zur Ablage von Dokumenten weit verbreitet. Doch wenn es darum geht, Dokumente effizient und rechtssicher zu verwalten – besonders bei der Verarbeitung von E-Rechnungen oder dem Einhalten von Datenschutzbestimmungen – stößt Google Drive ebenso wie andere bekannte Cloud-Speicher schnell an seine Grenzen. In diesem Beitrag zeigen wir Dir, warum eine spezialisierte Dokumentenmanagement-Software wie HONESTY ECM Google Drive hierbei deutlich überlegen ist und welche Vorteile sie Deinem Unternehmen bietet.

Vor einigen Tagen lasen wir einen spannenden Post auf LinkedIn. Hier erzählt Kevin von seiner Back-Office Kollegin Lena, die pro Woche viel Zeit für die Verarbeitung der Eingangsrechnungen aufwendet. Mit Hilfe einer spezifisch eingerichteten Automatisierung, spart Lena wöchentlich mehrere Stunden ihrer Arbeitszeit, die sie für andere Aufgaben nutzen kann. Ein schönes Beispiel, wie Automatisierungen – wie sie auch HONESTY in Form von Workflows, Extraktionen und KI-Services bietet – Prozesse viel effizienter machen kann.

Gleichzeitig ist in diesem Post auch die Rede davon, dass die so verarbeiteten Eingangsrechnungen anschließend in Google Drive „archiviert“ werden. Keine gute Idee, finden wir – und erklären Dir nachfolgend, warum:

1. Unstrukturierte Daten: Wie Du den Überblick behältst

Google Drive bietet eine einfache Möglichkeit, Dokumente abzulegen – doch ohne eine klare Struktur geht schnell der Überblick verloren. Wenn Du Deine Rechnungen oder andere wichtige Dokumente ohne ein systematisches Ablageschema speicherst, wird das Auffinden von Informationen zur Geduldsprobe.

Vorteil von HONESTY ECM:
Mit HONESTY ECM wird jedes Dokument automatisch kategorisiert und mit relevanten Metadaten versehen. So kannst Du Dokumente jederzeit nach verschiedenen Kriterien suchen und schnell finden – ganz ohne langes Suchen. Die Software übernimmt zudem die automatische Klassifikation von Eingangsrechnungen, und kann relevante Daten wie die Rechnungsnummer oder den Betrag extrahieren. So wird dafür gesorgt, dass alles an der richtigen Stelle abgelegt wird.

2. Manuelle Prozesse: Deine Zeit besser nutzen

Google Drive erfordert bei der Ablage und Benennung von Dokumenten noch viel manuelle Arbeit – und diese Zeit fehlt für andere wichtige Aufgaben. Lena hat in ihrem Beispiel 3–4 Stunden pro Woche für die Ablage von Rechnungen aufgewendet – kein Einzelfall! Und natürlich ist nicht jedes Unternehmen ist in der Lage, individuelle Automatisierungen zu programmieren. Diese Zeit lässt sich mit einer professionellen Lösung viel effizienter nutzen.

Vorteil von HONESTY ECM:
Dank Automatisierung und KI-gestützter Datenextraktion übernimmt HONESTY ECM die meiste Arbeit für Dich. Die Software klassifiziert und speichert Dokumente automatisch und extrahiert alle relevanten Daten. So sparst Du Dir die manuelle Arbeit und kannst Dich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.

3. Fehleranfälligkeit: So werden Fehler vermieden

Bei Google Drive ist es immer ein Risiko, dass Dokumente im falschen Ordner landen oder Daten fehlerhaft in die Finanz- oder Banking-Software oder zum Steuerberater übertragen werden – besonders bei manuellen Prozessen.

Vorteil von HONESTY ECM:
Die Automatisierung in HONESTY ECM reduziert menschliche Fehler erheblich. Alle Dokumente durchlaufen vordefinierte Workflows, die sicherstellen, dass alle relevanten Informationen korrekt erfasst und abgelegt werden. Das minimiert das Risiko von Fehlern und sorgt für eine fehlerfreie Dokumentenverarbeitung bis hin zur Buchhaltung oder über die DATEV-Schnittstelle direkt zum Steuerberater.

4. Mangel an Workflow-Management: Den gesamten Prozess steuern

Google Drive bietet keine integrierten Workflows, die den Bearbeitungsprozess von Dokumenten automatisieren. Nachdem Dokumente abgelegt wurden, muss jede weitere Aktion – wie Genehmigung oder Prüfung – manuell abgesprochen werden. Gleichzeitig gibt es keinerlei Funktionen, die den Status einer Rechnung wie „geprüft und ok“ dokumentieren.

Vorteil von HONESTY ECM:
Mit HONESTY ECM wird der gesamte Dokumentenprozess abgebildet – vom Ablageort bis zur finalen Genehmigung. Workflows werden automatisch ausgelöst, sodass alle Genehmigungen, Prüfungen und Weiterverarbeitungen ohne manuelles Eingreifen stattfinden. Das spart Zeit und erhöht die Effizienz in Deinem Unternehmen.

5. Sicherheit und Compliance: Deine Dokumente gut geschützt

Google Drive bietet grundlegende Sicherheitsfunktionen, jedoch ist die Sicherstellung von Datenschutz und Compliance nicht ausreichend, um den Anforderungen vieler Unternehmen gerecht zu werden. Auch die Speicherung der unternehmenskritischen Informationen und Dokumente auf Servern im Ausland kann Risiken bergen.

Vorteil von HONESTY ECM:
HONESTY ECM bietet eine sichere, datenschutzkonforme Lösung, die für Unternehmen maßgeschneidert ist. Die Software stellt sicher, dass alle Dokumente gemäß den gesetzlichen Vorgaben dauerhaft archiviert werden. Dabei unterstützt sie Versionierung und Protokollierung von Änderungen. Auch in puncto Berechtigungen und Zugriffskontrollen erfüllt HONESTY höchste Sicherheitsstandards – ideal für den Umgang mit sensiblen Daten. Alle Daten werden in unserer Cloud in Rechenzentren in Deutschland gespeichert und verlassen die Landesgrenzen nicht.

6. E-Rechnungen: Automatisierte Verarbeitung ohne Medienbrüche

Die digitale E-Rechnung wird immer wichtiger. Google Drive bietet hier keinerlei Unterstützung für die Verarbeitung und Integration von E-Rechnungen wie ZUGFeRD oder XRechnung. Das Auslesen von XRechnungen muss an anderer Stelle erfolgen.

Vorteil von HONESTY ECM:
HONESTY ECM unterstützt von Haus aus alle relevanten E-Rechnungsformate wie ZUGFeRD und XRechnung. Rechnungsdaten werden zu manuellen Verarbeitung angezeigt oder automatisch extrahiert und können nahtlos in Dein Buchhaltungs- oder ERP-System überführt werden. So entfällt der manuelle Aufwand, und der gesamte Prozess wird effizienter und weniger fehleranfällig. Zugleich ist auch die dauerhafte, gesetzlich vorgegebene Archivierung dieser Rechnungen sichergestellt.

7. Nahtlose Integration: Deine Prozesse im Griff

Ein weiterer Nachteil von Google Drive ist die fehlende Integration in Deine Geschäftsprozesse. Dokumente werden abgelegt, aber der gesamte Workflow muss manuell organisiert werden.

Vorteil von HONESTY ECM:
HONESTY ECM ermöglicht die nahtlose Integration in Deine bestehenden Prozesse. Sobald ein Dokument abgelegt wird, kann es automatisch in den Workflow aufgenommen werden – sei es zur Genehmigung, Prüfung oder Archivierung. Die Software sorgt dafür, dass alle Schritte ohne Medienbrüche miteinander verbunden sind und Deine Prozesse über Schnittstellen zu anderen Software-Lösungen effizient ablaufen.

Fazit: Google Drive oder HONESTY ECM?

Google Drive mag eine einfache Lösung für die Ablage von Dokumenten sein, doch es fehlt die nötige Funktionalität, um eine effiziente und rechtssichere Dokumentenverwaltung zu gewährleisten. HONESTY ECM bietet eine maßgeschneiderte Lösung für die Automatisierung von Dokumentenprozessen, die Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben und eine umfassende Sicherheit. Deine Dokumentenverwaltung wird nicht nur effizienter, sondern auch zukunftssicher. Mit HONESTY ECM hast Du alles im Griff – und das ganz ohne manuelle Hürden und Medienbrüche.
Entscheide Dich für HONESTY ECM und bringe Dein Unternehmen auf das nächste Level der Dokumentenverwaltung!