- Maria Feil
- 20. August 2025
- 4 Minuten Lesezeit
Künstliche Intelligenz (KI) ist längst im Unternehmensalltag angekommen – doch ohne Dokumente als Datenbasis für KI bleiben viele Anwendungen oberflächlich. Ob Chatbots im Kundenservice, automatische Rechnungsverarbeitung oder intelligente Analysen – die Möglichkeiten scheinen grenzenlos. Doch eine entscheidende Frage bleibt oft unbeantwortet: Worauf greift die KI eigentlich zurück?
Ohne die richtige Datenbasis bleiben KI-Modelle abstrakt, generisch und unzuverlässig. Ein Chatbot, der keine relevanten Informationen über Deine Produkte oder Verträge kennt, kann zwar sprechen, aber nicht wirklich helfen.
Genau hier wird klar: Dokumente sind das Herzstück vieler Unternehmen. Verträge, Rechnungen, Handbücher, E-Mails, Projektdokumentationen: all das sind wertvolle Quellen für Wissen und Entscheidungen. Werden sie in eine strukturierte und sichere Datenbasis überführt, liefern sie den entscheidenden Kontext, den KI-Anwendungen und KI-Agenten benötigen.
Dokumente als Wissensquelle nutzen
In den meisten Unternehmen liegen Millionen von Dokumenten in unterschiedlichen Formaten und Systemen. Mit klassischem Dokumentenmanagement werden sie zwar zuverlässig archiviert, aber nur selten aktiv genutzt.
Richtig aufbereitet, kann ein KI-Agent gezielt auf die Geschäftsbelege Deines Unternehmens zugreifen, Fragen beantworten oder Prozesse anstoßen.
Beispiel:
Dein Vertrieb möchte wissen: „Welche Kundenverträge enthalten eine Verlängerungsklausel von 12 Monaten?“
Die KI durchsucht alle relevanten Vertragsdokumente und liefert die Antwort mit direkter Verlinkung zur Originalquelle.
KI-Agenten mit Kontext versorgen
KI-Agenten sind Programme, die Aufgaben selbstständig erledigen: von der Belegprüfung bis hin zur Dokumentation von Projektschritten. Damit ein Agent sinnvoll arbeiten kann, benötigt er aktuellen, verlässlichen Kontext.
Dabei hilft die Technik „Retrieval-Augmented Generation (RAG)“:
- Relevante Inhalte aus Dokumenten werden gesucht.
- Diese Inhalte werden der KI als Hintergrundwissen bereitgestellt.
- Die KI erstellt auf dieser Basis nachvollziehbare Antworten oder Entscheidungen.
- Das Ergebnis: Anstatt allgemeine Texte zu produzieren, liefert die KI fundierte Ergebnisse, die direkt in Deinen Prozessen genutzt werden können.
Sicherheit und Compliance
Gerade im Mittelstand ist Vertrauen entscheidend. KI-Anwendungen müssen nicht nur effizient sein, sondern auch sicher und regelkonform. Wir empfehlen folgende Handlungspunkte:
- Rollenbasierter Zugriff: Jede und jeder Mitarbeitende sollte nur das abrufen können, was für die jeweilige Aufgabe relevant ist.
- Nachvollziehbarkeit: Jede Antwort einer KI-Anwendung sollte mit den zugrunde liegenden Dokumenten verknüpft sein.
- Hosting: Daten und Prompts sollten den Einflussbereich Deines Unternehmens nie verlassen und ausschließlich in der EU verarbeitet werden.
Damit wird KI nicht zum Risiko, sondern zu einem verlässlichen Werkzeug im Unternehmensalltag.
Breites Anwendungsspektrum
Eine solide Datenbasis ermöglicht es, Routineaufgaben mit KI-Agenten ohne Abstriche bei Qualität oder Compliance zu automatisieren. So schafft KI Mehrwert in allen Bereichen:
- Finanzen: Lieferanten automatisch erfassen, Rechnungen prüfen, Zahlungsziele überwachen.
- Einkauf: Lieferantenkonditionen vergleichen, Bestellungen mit Rahmenverträgen abgleichen.
- HR: Vertragsinhalte auswerten, interne Richtlinien im Chat abrufen.
- Service & Support: Interaktive Benutzerhilfe, Dokumentation erklären, lange Handbücher in Sekunden zusammenfassen oder mehrsprachig erklären.
- Management: Zusammenfassungen komplexer Berichte erstellen lassen.
So entsteht Schritt für Schritt ein digitaler Assistent, der Dich und Dein Team in allen dokumentenbasierten Prozessen unterstützt.
Ohne Datenbasis bleibt KI oberflächlich
Mit einer intelligenten, sicheren und strukturierten Grundlage entfaltet sie ihr volles Potenzial. Dokumente sind die wichtigste Quelle für Unternehmenswissen. KI-Agenten benötigen relevanten Kontext, um fundierte Antworten und Handlungen zu liefern.
HONESTY ECM verbindet Dokumentenmanagement mit KI – DSGVO-konform, transparent und praxisnah. Das Ergebnis: mehr Effizienz, weniger Aufwand, bessere Entscheidungen.
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