Dauerhafte Archivierung von wichtigen E-Mails

Dass geschäftliche Unterlagen wie Rechnungen oder Verträge über Jahre hinweg aufbewahrt werden müssen, ist den meisten Unternehmerinnen und Unternehmern in Deutschland bekannt. Doch wie sieht es mit E-Mails aus? Kannst Du heute noch auf geschäftliche E-Mails aus dem Jahr 2015 zugreifen?

In vielen Unternehmen läuft ein Großteil der geschäftsrelevanten Kommunikation mittlerweile per E-Mail. Preisabsprachen, Vertragsentwürfe, Auftragsbestätigungen oder digitale Rechnungen – oft steckt in einer simplen Mail ein ganzes Geschäft. Trotzdem fehlt es in vielen Organisationen an einer klaren Archivierungsstrategie für E-Mails.

Das ist riskant: Wird eine steuerrelevante E-Mail versehentlich gelöscht, kann das bei einer Betriebsprüfung schnell unangenehme Folgen haben. Zudem ist das Wiederfinden älterer Informationen ohne durchdachte Ablagestruktur oft ein zeitfressendes Problem.

E-Mail-Archivierung

Rechtliche Grundlagen einfach erklärt

In Deutschland regeln mehrere Gesetze, welche geschäftlichen Informationen wie lange aufbewahrt werden müssen – und dazu gehören tatsächlich auch viele E-Mails:

GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form): Steuerlich relevante Informationen – etwa digitale Rechnungen – müssen vollständig, unverändert und nachvollziehbar archiviert werden. Das schließt E-Mails mit entsprechenden Inhalten ein.
HGB (Handelsgesetzbuch) & AO (Abgabenordnung): Geschäftliche Korrespondenz, Handelsbriefe oder Buchungsbelege müssen in der Regel 6 bis 10 Jahre aufbewahrt werden.

Wichtig zu wissen: E-Mails gelten rechtlich als Geschäftsbriefe, sofern sie geschäftsrelevante Inhalte enthalten – und sind damit genauso archivierungspflichtig wie sonstige Dokumente.

Welche E-Mails müssen archiviert werden?

Nicht jede E-Mail ist automatisch aufbewahrungspflichtig. Entscheidend ist der Inhalt. Hier einige praxisnahe Beispiele für archivierungspflichtige E-Mails:

Eingangsrechnungen per E-Mail (hier insbesondere z. B. der PDF-Anhang vom Lieferanten)
Auftragsbestätigungen im Mailtext
Preisverhandlungen oder Vertragsentwürfe mit Kunden oder Partnern
Zahlungszusagen oder Mahnkorrespondenz
Kommunikation mit Behörden (z. B. zu Umsatzsteuer-Themen)
Abstimmungen mit dem Steuerberater, z. B. zur Bilanz

Diese Inhalte können bei einer Betriebsprüfung als Belege dienen – ihr Verlust kann rechtliche und finanzielle Risiken mit sich bringen.

Was darf (und sollte) nicht archiviert werden?

Neben dem „Was muss?“ gibt es auch ein „Was sollte nicht?“. Das Prinzip der Datensparsamkeit gilt auch für Archivierung. Beispiele für nicht archivierungspflichtige E-Mails:

Ein Beispiel: Eine Mail mit dem Betreff „Angebotsanpassung – neue Preisversion“ ist wahrscheinlich archivierungspflichtig, da sie wirtschaftlich relevant ist. Eine Mail „Meeting am Dienstag um 10 Uhr?“ hingegen nicht – es sei denn, es geht darin um einen Vertragsabschluss.

Wie HONESTY ECM die Archivierung vereinfacht

Ein durchdachtes DMS wie HONESTY hilft Unternehmen dabei, die gesetzliche Pflicht nicht nur zu erfüllen, sondern daraus auch einen Effizienzgewinn zu erzielen.

E-Mail-Archivierung via IMAPS-Schnittstelle: Dank IMAPS (ein Standardprotokoll zum Zugriff auf E-Mail-Postfächer) kann HONESTY regelmäßig E-Mails aus definierten Postfächern abrufen und archivieren. Dabei wird jede E-Mail im Originalformat (EML) gespeichert – inklusive aller Anhänge und Header-Informationen. So bleibt jede Mail 1:1 nachvollziehbar und revisionssicher archiviert.
Nutzergesteuerte Archivierung via Plugin: Für mehr Flexibilität kann HONESTY z. B. auch mit einem Outlook 365-Plugin genutzt werden: Mitarbeitende markieren dabei selbst, welche E-Mails in die Langzeitarchivierung übergeben werden. Diese Lösung ist besonders sinnvoll in Bereichen mit gemischter Korrespondenz (z. B. bei erlaubter privater Nutzung).
Nur Anhänge speichern? Auch das geht: In manchen Fällen reicht es aus, nur den Anhang einer E-Mail (z. B. ein PDF-Angebot) zu archivieren. HONESTY bietet auch diese Möglichkeit – inklusive der Zuordnung zur Original-Mail als Referenz.
Sichere Speicherung & einfache Suche: Archivierte E-Mails sind bei HONESTY sicher gespeichert und jederzeit über eine leistungsfähige Volltextsuche auffindbar – auch Jahre später. Suchst Du z. B. nach „Korrektur Angebot Müller GmbH 2020“, findest Du in Sekunden alle relevanten Nachrichten.
Integration in Geschäftsprozesse: Archivierte E-Mails lassen sich mit bestehenden Prozessen verbinden – etwa in der Eingangsrechnungsverarbeitung. So wird z. B. eine per Mail erhaltene Rechnung mit dem zugehörigen Buchungsvorgang verknüpft.

Jetzt E-Mail-Archivierung umsetzen

Die gesetzliche Pflicht zur E-Mail-Archivierung ist keine neue Erfindung – aber in vielen Unternehmen immer noch lückenhaft umgesetzt. Dabei gilt: Wer archiviert, schützt sich – und spart Zeit.

Mit HONESTY ECM kannst Du archivierungspflichtige E-Mails automatisiert, strukturiert und rechtssicher aufbewahren – ohne zeitraubende Einzelfallentscheidungen. Gleichzeitig bleiben Daten durchsuchbar, nachvollziehbar und im Kontext nutzbar – für Finanzabteilungen, Compliance oder einfach für den Arbeitsalltag.

Egal ob kleines Team oder großer Konzern – HONESTY ist skalierbar, DSGVO-konform und auf deutsche Anforderungen ausgerichtet.

Reagieren, bevor es zu spät ist!

Wie viele steuerrelevante Mails sind heute noch nur im Posteingang Deiner Kollegen gespeichert?

Warte nicht bis zur nächsten Betriebsprüfung. Lass uns gemeinsam Deine E-Mail-Archivierung prüfen – oder neu denken.